05 - Come creare un modulo compilabile online
La modulistica di Nuvola viene gestita interamente seguendo il formato aperto ".odt", tale formato è facilmente gestibile usando i software di scrittura gratuiti ed opensource, per semplicità di uso e reperibilità consigliamo l'uso del pacchetto LibreOffice, infatti l'intera guida si concentra sull'uso di questo software,
(cliccare sull'immagine per avviare il download del pacchetto LibreOffice)
Una volta installato il programma, troverete tutta la suite office, nello specifico ci servirà il programma "libre office writer" , individuato con il seguente simbolo
Creazione campi di testo editabili
All'apertura del programma verrà presentata una pagina bianca, per prima cosa dovremo abilitare l'inserimento di campi editabili, clicchiamo in alto sul pulsante "Visualizza" -> "Barre degli strumenti" -> "Controlli per formulario"
A questo punto vedrete un pannello, da dove potrete attivare la modalità struttura, che vi consentirà di poter selezionare uno dei tasti per poter creare campi di testo, campo data, check box ecc..
Ad esempio cliccando sul tasto con il simbolo della A, si potrà creare un campo di testo,
quindi una volta cliccato, posizionandosi con il mouse nel documento, comparirà una croce che dovrete posizionare nella parte del documento dove vorrete disegnare il campo, quindi manterrete premuto il tasto sinistro del mouse e disegnerete il campo per la grandezza che vi occorrerà e rilasciando il tasto sinistro del mouse vi creerà il campo di testo.
Una volta creato il campo di testo di interesse, si potrà accedere al menù di proprietà del campo di controllo, cliccando sopra il campo e una volta selezionato cliccare sempre con il mouse con il tasto destro,
si aprirà un menù a tendina dove dovrete selezionare la voce "Proprietà del controllo"
si aprirà un pannello da dove potrete personalizzare diverse voci, come ad esempio il campo nome, informazione che verrà vista dall'utenza in fase di compilazione online.
Qui consigliamo di indicare un nome più descrittivo possibile, in quanto in fase di compilazione online, l'utenza visualizzerebbe solo il campo e la descrizione e non il modello per intero, quindi dobbiamo metterli in condizione di capire perfettamente in quel campo cosa debbano inserire.
Inoltre non usate caratteri speciali, come ad esempio à-ò-è, in caso usate per gli accenti il carattere dell'apostrofo → continuita'
Terminata la personalizzazione del campo è sufficiente cliccare sulla (x) in alto a destra per confermare quanto scritto
Consigliamo, nella creazione del modello, di:
- evitare, nei nomi dei campi, la punteggiatura ed i caratteri accentati. Ad esempio à-ò-è, in caso usate per gli accenti il carattere dell'apostrofo → continuita'
- se è necessario l'uso dell'apostrofo usare uno spazio dopo il simbolo dell'apostrofo (es. "un' altra volta" e non "un'altra volta")
- creare i campi in ordine di utilizzo, in quanto nella compilazione online viene rispettato l'ordine di creazione del campo (es. se ho il modulo già pronto e alla fine ci aggiungo un campo in cima, nella compilazione online tale campo sarà comunque mostrato in fondo)
In caso potete selezionare tutto il contenuto del documento e copiarlo, quindi creare un nuovo documento ed incollare il tutto e salvare il documento, cosi manterrà l'ordine dei campi in base a come li vedrete.
In caso potete selezionare tutto il contenuto del documento e copiarlo, quindi creare un nuovo documento ed incollare il tutto e salvare il documento, cosi manterrà l'ordine dei campi in base a come li vedrete.
Salvataggio del documento per il modulo
Una volta compilato l'intero modulo con i vari campi editabili e parti di testo fisse, sarà possibile salvarlo direttamente nel formato pdf editabile oppure salvarlo mantenendo l'estensione .odt per far in modo che vengano stampati anche i campi anagrafici del dipendente che compilerà.
In formato pdf per modulistica senza dati anagrafici riportati automaticamente
Per procedere con il salvataggio del pdf editabile, basterà cliccare in alto a sinistra sul tasto file e poi scegliete dal menù a tendina la voce Esporta nel formato pdf
nella schermata delle proprietà impostate i parametri come da immagine sottostante e cliccate il tasto esporta
In formato .odt per modulistica con dati anagrafici riportati automaticamente
Per poter procedere con il salvataggio in .odt, basterà cliccare in alto a sinistra su File e dal menù a tendina scegliete la voce Salva con nome
Nella schermata di salvataggio, indicate il nome del file e nel campo Salva come, indicate la voce Documento di testo ODF(*.odt)
In questo tipo di documento, sarà possibile inserire dei campi (campi di stampa unione) per riportare automaticamente i dati anagrafici dell'anagrafica che compilerà il modulo.
I campi di stampa unione dovranno essere inseriti nel documento nella sezione dove vorrete che in automatico compaia quel determinato valore, tali campi saranno racchiusi tra parentesi graffe, due aperte all'inizio e due chiuse alla fine ( {{ }} ).
Nel riquadro sotto-elencato sono riportati i campi di stampa unione più in uso di frequente.
| Nome del campo | Descrizione |
{{.getCognome}} | Cognome |
{{.getNome}} | Nome |
{{.getDataNascita}} | Data di nascita semplice |
{{.getDataNascitaAnno}} | Anno di nascita numerico |
{{.getDataNascitaAnnoLetterale}} | Anno di nascita letterale |
{{.getDataNascitaGiorno}} | Giorno di nascita numerico |
{{.getDataNascitaGiornoLetterale}} | Giorno di nascita letterale |
{{.getDataNascitaMese}} | Mese di nascita numerico |
{{.getDataNascitaMeseLetterale}} | Mese di nascita letterale |
{{.getCodiceFiscale}} | CodiceFiscale |
{{.getNomeComuneNascita}} | Comune di nascita esteso (es. Tivoli, Cosenza, Montecosaro,...) |
{{.getProvinciaNascita}} | Provincia di nascita estesa (es. Roma, Macerata, Ascoli Piceno,...) |
{{.getProvinciaNascitaSigla}} | Provincia di nascita in sigla (es. MC, AP, RM, TV,...) |
{{.getLuogoNascita}} | Luogo di nascita prelevato dal campo "Luogo di nascita" |
{{.getComuneResidenzaCodice}} | Comune di residenza in codice (es. D542, E220,...) |
{{.getComuneResidenzaNome}} | Comune di residenza esteso (es. Tivoli, Cosenza, Montecosaro,...) |
{{.getIndirizzoResidenza}} | Indirizzo di residenza semplice (es. Via Moretti, 2) |
{{.getIndirizzoResidenzaCompleto}} | Indirizzo di residenza completo (es. Via Moretti, 2 - Montegranaro - 63812 - FM) |
{{.getSesso}} | Sesso |
{{.getStatoNascita}} | Stato di nascita esteso (es. ITALIA, MAROCCO, SLOVENIA,...) |
{{.getCapDomicilio}} | Cap Domicilio |
{{.getCapResidenza}} | Cap Residenza |
{{.getComuneDomicilioCodice}} | Comune di domicilio in codice (es. D542, E220,...) |
{{.getComuneDomicilioNome}} | Comune di domicilio esteso (es. Tivoli, Cosenza, Montecosaro,...) |
{{.getCodiceCatastaleComuneNascita}} | Comune di nascita in codice (es. D542, E220,...) |
{{.getIndirizzoDomicilio}} | Indirizzo di domicilio semplice (es. Via Moretti, 2) |
{{.getIndirizzoDomicilioCompleto}} | Indirizzo di domicilio completo (es. Via Moretti, 2 - Montegranaro - 63812 - FM) |
{{.getNomeProvinciaOppureStatoEsteroNascita}} | Nome della provincia esteso - oppure - Stato estero di nascita (es. Fermo - oppure - SVIZZERA) |
{{.getProvinciaResidenza}} | Provincia di residenza estesa (es. Roma, Macerata, Ascoli Piceno,...) |
{{.getProvinciaResidenzaSigla}} | Provincia di residenza in sigla (es. MC, AP, RM, TV,...) |
{{.getRegioneResidenza}} | Regione di residenza |
{{.getCodicePrimaCittadinanza}} | Codice prima cittadinanza (es. 200, 201, 202) |
{{.getNomePrimaCittadinanza}} | Nome della prima cittadinanza (es. Italiana, Marocchina,...) |
{{.getProvinciaDomicilio}} | Provincia di domicilio estesa (es. Roma, Macerata, Ascoli Piceno,...) |
{{.getProvinciaDomicilioSigla}} | Provincia di domicilio in sigla (es. MC, AP, RM, TV,...) |
{{.getCodiceSecondaCittadinanza}} | Codice seconda cittadinanza (es. 200, 201, 202) |
{{.getNomeSecondaCittadinanza}} | Nome della seconda cittadinanza (es. Italiana, Marocchina,...) |
{{.getNomeMadrelingua}} | Nome madrelingua (es. Italiano, Marocchino,...) |
{{.getVarie1}} | Varie1 (dato contenuto nel campo varie 1 dell'anagrafica) |
{{.getVarie2}} | Varie2 (dato contenuto nel campo varie 2 dell'anagrafica) |
{{.getCellulare}} | Cellulare |
{{.getEmail}} | Email |
{{.getEmail2}} | Email2 |
{{.getEmail3}} | Email3 |
{{.getPec}} | Pec |
{{.getPec2}} | Pec2 |
{{.getTelefono}} | Telefono |
{{.getTelefono2}} | Telefono2 |
{{istituto-dirigenteNomeCognome}} | Nome e cognome del Dirigente Scolastico |
{{istituto-anno-scolastico}} | Anno Scolastico di lavoro |
{{istituto-nome}} | Nome dell'istituto |
Creazione report per modulo con campi automatici
A questo punto dobbiamo integrare il modulo all'interno di un Report, posizionarsi quindi nella sezione "Report e Stampe" e cliccare sul pulsante blu "Crea Nuovo"
Nel report verrà inizialmente chiesto che tipo di report creare e dovremo selezionare la voce "Documento", procedere poi cliccando sul pulsante blu "Salva e vai al passo successivo"
Selezionare quindi i campi di interesse del report, selezionando dalle tendine le voci "Anagrafica" e "NESSUNO", indicando quindi al report di estrapolare i dati dalle anagrafiche e di prelevarle dall'insieme generale delle anagrafiche; salvare e passare al punto successivo
Nei filtri di ricerca che verranno richiesti, cliccare sulla voce a sinistra "Anagrafica" e negli elementi sotto-proposti trascinare (tenendo schiacciato il pulsante sinistro del mouse) l'elemento "id" sopra la dicitura "Trascina qui i filtri da aggiungere"
Una volta trascinato l'elemento, cambiare il campo Operatore cliccando sul menù a tendina selezionando la voce "ha un valore", salvare e procedere al passo successivo.
Nel passaggio successivo alla selezione dei filtri sarà richiesto il caricamento del file con estensione .odt precedentemente preparato, spuntare quindi la casellina "Utilizzare il file da allegare come modello?" e tramite l'uso del pulsante "SFOGLIA" caricare il modello .odt precedentemente salvato.
Attenzione: per la modulistica è possibile caricare solo un file con estensione .odt
Salvando saremo rimandati all'ultimo passaggio, dovremo quindi scegliere
il Nome (1) indicando il nome del modulo, cosi sarà più semplice ritrovarlo in fase di creazione del nuovo modulo
la Categoria (2) indicando MODULISTICA
Infine cliccate su Salva
il Nome (1) indicando il nome del modulo, cosi sarà più semplice ritrovarlo in fase di creazione del nuovo modulo
la Categoria (2) indicando MODULISTICA
Infine cliccate su Salva
Dopo il salvataggio il sistema potrebbe impiegare diversi minuti prima di ultimare il caricamento della pagina, vi consigliamo in tal caso dopo qualche secondo di chiudere la scheda di creazione, in quanto, anche se non vi ha dato indicato il corretto salvataggio, il report verrà creato ugualmente dal sistema.
Creazione del modulo
Una volta strutturati i documenti ed il report nel caso di modulistica con dati anagrafici riportati automaticamente, sarà possibile creare il modulo che poi sarà visibile all'utenza.
Lavorando in Nuvola, scegliete un'area di lavoro, ad esempio amministrazione digitale e nella barra in alto orizzontale cliccate sulla voce "Modulistica"
adesso dal menù sinistro cliccate sulla voce Gestione Moduli
Se non vedete la voce vuol dire che non siete abilitati a gestire la modulistica, quindi occorre abilitare la vostra utenza, questa guida vi spiega come procedere
Da qui in alto cliccate il tasto "Crea Nuovo"
Nella prima scheda, "DATI GENERALI", troveremo:
1 - Nome
2 - Descrizione
3 - Inizio validità (indica da che data sarà visibile tale modulo, finché non arriva la data impostata per l'inizio validità il modulo non sarà visibile all'utente finale)
4 - Fine validità (indica la data di fine validità per tale modulo, una volta scaduto non sarà più disponibile all'utente, ma sarà "rinnovabile" dalla segreteria)
5 - Ruoli (indica a chi sarà disponibile il modulo)
6 - Gruppi (Gruppi di anagrafiche abilitati all'uso di tale modulo)
7 - Scuole abilitate all'uso di tale modulo
8 - Classi abilitate all'uso di tale modulo
In fondo troverete il campo spiegazioni, sarà visibile all'utente finale ed è pensato per contenere delle spiegazioni semplici sul modulo o delle indicazioni su come valorizzare i campi.
Dopo la compilazione dei campi occorrerà procedere con il caricamento del modello del modulo, a seconda se il modulo dovrà contenere i dati anagrafici dell'utente riportati automaticamente o meno.
Modulo con campi anagrafici riportati automaticamente
In questo caso occorrerà posizionarsi nella sezione report e da qui cliccando il simbolo del + ricercare il report che è stato creato precedentemente
e selezionare il quadratino della voce "compilabile online?", nel caso vogliate che il modulo sia compilabile direttamente online in Nuvola.
Se non si imposta l'opzione "compilabile online" in ogni caso il modulo sarà disponibile per la compilazione in Nuvola, però l'utenza dovrà scaricare il file editabile che metterà a disposizione il sistema e una volta compilato lo dovranno ricaricare dalla sezione allegati.
Modulo senza dati anagrafici riportati automaticamente
In questo caso occorrerà posizionarsi nella sezione Allegati e da qui cliccando il simbolo del + cliccate sul campo scegli file da dove andrete a ricercare il file pdf che avrete salvato nel vostro pc e selezionare il quadratino della voce "compilabile online?", nel caso vogliate che il modulo sia compilabile direttamente online in Nuvola.
Se non si imposta l'opzione "compilabile online" in ogni caso il modulo sarà disponibile per la compilazione in Nuvola, però l'utenza dovrà scaricare il file editabile che metterà a disposizione il sistema e una volta compilato lo dovranno ricaricare dalla sezione allegati.
Come file è possibile caricare qualsiasi tipo di documento, nell'esempio della guida verrà caricato un pdf editabile, ma sarebbe possibile caricare anche dei documenti in docx o pdf non compilabili online, in ogni caso l'utenza potrà scaricare il documento, compilarlo al di fuori di Nuvola e poi ricaricarlo nella sezione allegati.
Gestione modalità trasmissione del modulo e pre-catalogazione in amministrazione digitale
Inoltre è possibile impostare ulteriori parametri di restituzione di tale modulo, nello specifico è possibile far confluire le "compilazioni" sia tramite email ad un indirizzo impostato, oppure direttamente alla segreteria digitale nuvola;
prendendo nel dettaglio la prima delle due possibilità troviamo la voce "Invia compilazione per email" dove potremo valorizzare la spunta (1) ed indicare l'indirizzo email a cui sarà inviato il modulo una volta compilato (2)
Questa modalità potrebbe essere utile se vogliate trasmettere il modulo compilato anche ad un indirizzo di un docente ad esempio il referente di plesso
Come accennato sopra, per chi usa l'Amministrazione Digitale Nuvola, c'è la possibilità di far confluire i moduli compilati dagli utenti direttamente nelle Aree di Segreteria, per far si che ciò avvenga posizionarsi nell'area "Invia compilazione ad Amministrazione Digitale Nuvola" e valorizzare la spunta dedicata, compilando poi tutte le aree in base alle proprie preferenze, nel dettaglio troviamo:
1 - Aree da impostare nel documento (area che sarà associata automaticamente al documento)
2 - Pratiche da impostare sul documento (pratiche a cui sarà associato automaticamente il documento)
3 - Cartelle da impostare sul documento (cartelle in cui sarà automaticamente inserito il documento)
4 - Responsabile da impostare sul documento (Amministrativo/a a cui sarà associato automaticamente il documento)
Terminate tutte le impostazioni, SALVARE il modulo e sarà pronto per la Compilazione
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