Creare un Evento di Pagamento in Nuvola e trasmetterlo a Pago in Rete

Creare un Evento di Pagamento in Nuvola e trasmetterlo a Pago in Rete

In questa guida vedremo come creare un nuovo evento di pagamento in Nuvola, come suddividerlo in più rate o eventualmente in più ripartizioni del piano dei conti, come aggiungere alunni o membri del personale scolastico come intestatari degli avvisi di pagamento e come notificare l'evento di pagamento.

1. Creazione dell'evento di pagamento

Per accedere alla sezione di gestione degli eventi di pagamento, entriamo in AREA ALUNNI E DIDATTICA



Una volta scelto un plesso in cui operare (scelta ininfluente ai fini della creazione e della gestione dell'evento di pagamento), dal menù sinistro accediamo in TASSE E CONTRIBUTI


Qui, in alto, troveremo il tasto  e potremo procedere con l'inserimento dei primi dati principali:


1) Per prima cosa, scegliamo se stiamo creando un evento di tipo NON LIBERALE (quindi con avvisi pre-intestati) o LIBERALE (senza avvisi pre-intestati).
2) Indichiamo la Causale dell'evento di pagamento.
3) Indichiamo la Categoria dell'avviso di pagamento.
Info
Le CATEGORIE sono ricavate direttamente dagli elenchi forniti dal Pago in Rete; non sono, quindi, direttamente modificabili dalla segreteria scolastica o dall'assistenza.
4) Specifichiamo il Conto Corrente su cui riversare gli avvisi di pagamento.
Info
In caso di modifica o implementazione di nuovi conti correnti, possiamo seguire questa guida per aggiornali in Nuvola: Inserire o modificare un Conto Corrente

Andremo quindi a cliccare sul tasto CONTINUA per passare ai Dettagli del pagamento.

1.1 Evento di pagamento NON LIBERALE

Nel caso di un evento di pagamento NON LIBERALE, andremo ad indicare una potenziale suddivisione in rate (specificando per ogni rata un nome, un importo e una specifica scadenza). Non vi è un limite per il numero di rate che possiamo andare ad inserire.
La seconda spunta che troviamo permette di indicare se le date di scadenza inserite siano o meno vincolanti ai fini del pagamento da parte dell'intestatario.


1.2 Evento di pagamento LIBERALE

Nel caso, invece, di un evento di pagamento LIBERALE, nei dettagli oltre alla possibilità di indicare più rate e se le scadenze sono vincolanti, troviamo altre voci. Le più importanti sono sicuramente quelle relative all'indicazione sull'importo FLESSIBILE (3) e RIPETIBILE (4). Un evento di pagamento Flessibile permette all'intestario di modificare l'importo del pagamento; questa possibilità, però, è consentita solo effettuando il pagamento direttamente da PagoPA (operando da Nuvola o tramite bollettino cartaceo non sarà possibile effettuare la modifica). Un evento Ripetibile, invece, consente di ripetere più volte lo stesso pagamento.

Per gli eventi Liberali è inoltre possibile indicare il numero e la data della corrispondente delibera.



Andremo, infine, a cliccare su SALVA E CONTINUA per procedere con l'abbinamento dei Destinatari.

2. Aggiungere Destinatari all'evento di pagamento





Cliccando sulla destra sul tasto +Aggiungi, possiamo scegliere che tipologia di anagrafica andare ad indicare come destinario degli avvisi. Per ciò che riguarda gli alunni, essendo il caso più comune e anche il bacino di utenza maggiore da cui recuperare i nominativi, potremo scegliere tra due tipologie di abbinamento: o selezionando i singoli alunni o procedendo per gruppi.

2.1 Aggiungere singoli alunni

Nel caso di SINGOLI ALUNNI, avremo a disposizione una griglia di ricerca in cui cercarli per nome (mettendone anche più nominativi insieme), trovando indicato anche il dato della classe e del plesso che frequentano. Usando il tasto CAMBIA ANNO, potremo andare a recuperare alunni anche di anni scolastici passati.


2.2 Aggiungere gruppi di alunni

Usando invece l'abbinamento per GRUPPI DI ALUNNI potremo scegliere tra tutti i plessi dell'istituto, selezionando la singola classe (tra parentesi troviamo indicati anche i conteggi totali degli alunni) o volendo l'intero plesso appunto.
Aperto l'elenco delle classi, possiamo anche cliccare sulla singola classe per poter visionare l'elenco degli alunni che ne fanno parte e, qui, deselezionarne alcuni che vanno esclusi dalla tassa.

E' bene ricordare che l'abbinamento non è "definitivo", quindi potremo andare a rimuovere in un secondo momento quegli alunni che non ci interessa includere nell'evento di pagamento.


In entrambi i casi, una volta spuntati tutti gli interessati, cliccheremo su AGGIUNGI AI DESTINATARI.

2.3 Riepilogo avvisi di pagamento

Nella videata riassuntiva avremo un riepilogo di tutti gli abbinamenti (nel caso degli alunni, sarà indicato anche plesso e classe). Sfruttando la colonna IMPORTO sarà anche possibile modificare la cifra da versare per i singoli destinatari.
Qualora sia necessario differenziare gli importi sulla base delle parentele tra gli alunni (quote ridotte per 2^, 3^ figli, etc...), sarà possibile usare il tasto VISTA FRATELLI. In questo modo andremo ad applicare un filtro che ci permette di visionare tutti gli alunni fratelli che al momento del controllo sono associati nell'evento di pagamento. Questo filtro non mi mostra tutti gli alunni fratelli caricati nel sistema, ma solo quelli che fanno parte dell'evento di pagamento, così da facilitare la gestione di importi diversi.



E' possibile, inoltre, in questa videata andare a controllare gli alunni con SOSTEGNO associati al nostro evento di pagamento, soprattuto qualora si rendesse necessario modificare il loro importo. Per individuarli, per prima cosa dobbiamo cliccare sul tasto PREFERENZE. Da qui, andiamo a spuntare la voce SOSTEGNO. 




























In questo modo nella nostra videata avremo una ulteriore colonna, che appunto indica se l'alunno abbia o meno la spunta sostegno applicata sulla propria anagrafica. Utilizzando l'iconcina dell'imbuto, potremo filtrare i soli alunni CON SOSTEGNO o solo quelli SENZA SOSTEGNO.




Fino a questa fase potremo ancora possibile modificare la tassa, l'importo complessivo e quello dei singoli destinatari, oltre al fatto di poter aggiungere/rimuovere i versanti. Una volta completati tutti i passaggi, cliccando sul tasto CONTINUA, andremo all'ultima fase, quella di invio dei dati al Pago in Rete.

In questa ultima schermata troviamo anche uno specchietto di riepilogo che, oltre ad indicare i dati principali dell'evento di pagamento (categoria, importo etc...), ci permette anche di verificare un'ultima volta i destinatari che abbiamo associato nel passaggio precedente.












Possiamo anche scegliere di filtrare gli alunni destinatari per CLASSE, trovando l'indicazione delle classi interessate e di quanti alunni sono stati selezionati.

















3. Trasmettere a Pago in Rete l'evento di pagamento


Nell'ultima fase di creazione, come abbiamo visto nell'immagine sopra, troviamo 3 spunte che abilitano:
1) La richiesta di approvazione da parte del Dirigente Scolastico (non obbligatoria, in quanto non vincolante su Pago in Rete).
2) La notifica al rappresentante di classe. Tale spunta di fatto abilita il rappresentante a visionare, su PagoPA, tutti gli avvisi di pagamento intestati agli alunni della classe in cui è indicato, appunto, come rappresentante di classe.
3) L'inserimento delle ripartizioni. 
Info
Le voci del Piano dei Conti che andremo ad utilizzare in fase di ripartizione a bilancio dell'evento di pagamento sono aggiornabili direttamente dal SIDI, seguendo i passaggi indicati in questa guida: Creare e aggiornare il Piano dei Conti

Una volta terminate le verifiche e accertato che l'evento di pagamento sia completo e corretto, sarà possibile trasmetterlo, insieme ai relativi avvisi di pagamento, a Pago in Rete usando il tasto 




















La fase di trasmissione si compone di 3 operazioni (automatiche e sequenziali).
1) Verrà creato l'evento di pagamento su Pago in Rete e ci verrà restituito l'esito positivo in corrispondenza della voce Creazione evento.
2) Successivamente, vengono scaricati da Pago in Rete i singoli avvisi di pagamento. Per questa operazione, che potrebbe richiedere una tempistica variabile in base al numero di alunni, troveremo l'esito positivo in corrispondenza della voce Creazione avvisi di pagamento.
Terminate queste prime due operazioni, avremo la possibilità di notificare, in Nuvola, l'avviso di pagamento ai destinatari, tramite il tasto  



















3) Nell'ultimo passaggio, in corrispondenza della voce Pubblica nell'area riservata dei destinatari, tutti gli avvisi di pagamento saranno pubblicati nell'area tutore dei genitori degli alunni abbinati all'evento di pagamento, oppure dei dipendenti associati.

Terminata questa operazione, saremo rimandati alla griglia con tutti gli avvisi, per controllarne lo stato.

4. Monitorare e verificare gli avvisi di pagamento

Una volta notificati i singoli avvisi a Pago in Rete, nella videata riassuntiva troveremo in elenco tutti i singoli destinatari (filtrabili per ruolo), abbinati alle singole rate qualora ce ne fosse più di una. Per ogni riga risulterà utile controllare la colonna STATO per verificare se l'avviso risulta da pagare o pagato e, tramite la colonna AVVISO si potrà scaricare il bollettino cartaceo dell'avviso di pagamento.

Spuntando i singoli avvisi, sarà possibile poi usare le azioni di massa per trasmettere l'avviso via mail (recuperando l'indirizzo mail associato all'anagrafica) o inviare un SOLLECITO al destinatario.

Info
Il sollecito sarà possibile inviarlo solamente per quegli avvisi di pagamento con stato IN RITARDO



Sulla destra, inoltre, troviamo una maschera che ci offre un'immediata panoramica dell'evento di pagamento (totale previsto, totale raccolto e numero di pagamenti effettuati). 

4.1 Verificare gli avvisi di pagamento

La verifica degli avvisi possiamo effettuarla a partire dall'evento di pagamento generale e non dai singoli destinatari, indipendentemente che si tratti di un evento Liberale o Non Liberale. 

Andiamo quindi in Area Alunni → Tasse e contributi → spuntiamo la tassa che ci interessa verificare, aggiornando quindi i dati degli avvisi di pagamento sulla base dei dati di Pago in Rete, e usiamo l'azione di massa Verifica avvisi di pagamento



5. Annullare un avviso di pagamento

Per poter annullare un singolo avviso di pagamento, procediamo cliccando sul nome dell'evento, così da accedere all'elenco.

Qui andremo a spuntare gli avvisi che ci interessa annullare e useremo l'azione di massa Annulla avvisi di pagamento su Pago in rete



5.1 Annullare un intero evento di pagamento

E' possibile anche procedere all'annullamento dell'intero evento di pagamento, senza dover selezionare i singoli avvisi. 
Per procedere, è necessario cliccare sul nome dell'evento, così da accedere all'elenco di tutti gli avvisi. Qui, in fondo all'elenco a destra, troveremo un pulsante specifico chiamato Annulla evento da Pago in Rete



Notes
Qualora ci trovassimo a dover annullare un intero evento di pagamento, che però contiene alcuni avvisi già pagati, è bene sottolineare che l'annullamento non va a toccare questi avvisi, ma soltanto quelli con stato ancora DA PAGARE.

Sia l'annullamento del singolo avviso che l'annullamento dell'intero evento prevedono una schermata di conferma, dalla quale possiamo sempre tornare indietro, stoppando quindi l'operazione.



6. Possibili problematiche

Idea
Qualora dovessimo riscontrare degli errori in fase di trasmissione e scarico degli avvisi di pagamento, possiamo controllare in questa guida quali sono le problematiche più comuni e come risolverle: Problematiche comuni nella gestione degli di pagamento