Gestire gli strumenti di catalogazione (cartelle, pratiche, fascicoli)

Nuvola Amministrazione Digitale mette a disposizione tre strumenti per la catalogazione dei documenti:

- Cartelle

- Pratiche

- Fascicoli

Cartelle

La cartella è lo strumento che permette di raccogliere dei documenti omogenei tra loro, ovvero della stessa categoria (es. la cartella "Determine" conterrà solamente determine dirigenziali, la cartella "Nulla osta" conterrà solamente documenti di questo tipo).

Nella scheda "Catalogazione" è possibile selezionare una o più cartelle già create.

Per associare il documento basterà digitare il nome della cartella stessa, cercare tramite il tasto  la cartella di riferimento tra quelle già create oppure creare la cartella non ancora esistente tramite il tasto 

Una volta associato il documento alla cartella, la stessa è consultabile a partire dalla voce "Documenti" nel menù orizzontale in alto

All'interno della sezione "Cartelle" è possibile cercare la cartella di interesse e accedere ai documenti catalogati tramite l'apposito pulsante mostrato in figura

Pratiche

La pratica è lo strumento che permette di raccogliere tutti i documenti che afferiscono allo stesso atto amministrativo, (es. la pratica "Acquisto materiale didattico" conterrà documenti di diverso tipo, come la determina dirigenziale, l'ordine Mepa, il DURC, il documento relativo alla tracciabilità, che nel loro insieme permettono di ricostruire le fasi dell'atto amministrativo).

Nella scheda "Catalogazione" è possibile selezionare una o più delle pratiche già create.

Per associare il documento digitare il nome della pratica stessa, cercare tramite il tasto  la pratica di riferimento tra quelle già create oppure creare la pratica non ancora esistente tramite il tasto 

Una volta associato il documento alla pratica, la stessa è consultabile a partire dalla voce "Documenti" nel menù orizzontale in alto

All'interno della sezione "Pratiche" è possibile cercare la cartella di interesse e accedere ai documenti catalogati tramite l'apposito pulsante mostrato in figura

In fase di creazione di una pratica, Nuvola darà la possibilità di associare un CIG e di spuntare l'opzione "Procedura di gara"

Questo consente di pubblicare la pratica nella sezione "Atti delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori" distintamente per ogni procedura dell'Amministrazione Trasparente dell'Istituto, con collegamento automatico tra il CIG inserito e la piattaforma Anac BDNCP (Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici)

N.B.: la pubblicazione in Amministrazione Trasparente avviene solo per la pratica, i documenti contenuti devono essere pubblicati seguendo la procedura nella scheda "Protocollo e registri" per ogni singolo documento.

Fascicoli

Il fascicolo è lo strumento che permette di raccogliere dei documenti che afferiscono alla stessa anagrafica. Ogni volta che aggiungiamo un'anagrafica all'interno del nostro ambiente Nuvola, viene creato e associato automaticamente a quell'anagrafica il fascicolo corrispondente.

Nella scheda "Catalogazione" è possibile selezionare uno o più dei fascicoli già creati.

Per associare il documento digitare il nome dell'anagrafica di interesse oppure cercare tramite il tasto  il fascicolo di riferimento tra quelli già disponibili

Le tipologie di anagrafiche disponibili in Nuvola sono:

- ATA (per personale amministrativo dell'Istituto)

- Docenti

- Alunni

- Tutori

- Anagrafiche di gestione documentale: sono le anagrafiche per esclusione non fanno parte delle quattro categorie precedenti (es. fornitori, esperti esterni, altri Istituti scolastici, uffici del Comune di riferimento)

Una volta associato il documento al fascicolo, lo stesso è consultabile a partire dalla voce "Anagrafiche" nel menù verticale di sinistra

È possibile a questo punto individuare l'anagrafica di interesse e accedere ai documenti catalogati nel fascicolo tramite l'apposito pulsante mostrato in figura

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