Strategie di gestione documentale
- Organizzazione del personale interno
- Prassi consolidate di gestione del flusso documentale
Per flusso documentale, anche detto workflow documentale, si intende il percorso che un documento deve seguire nel suo ciclo di vita. Fino ad arrivare all'archiviazione.
Per comprendere come lavorare con Nuvola - Amministrazione Digitale effetueremo un'analisi comparata tra il lavoro svolto con un protocollo cartaceo o informatico ante D.P.C.M del 3/12/2013 e lo stesso lavoro svolto attraverso Nuvola - Amministrazione Digitale Nuvola.
Vedremo le principali caratteristiche dell'uno e dell'altro considerando i vantaggi che Nuvola - Amministrazione Digitale porta nel lavoro svolto.
Attraverso un diagramma di flusso vedremo la diffenza di lavorazione di un documento in entrata, di un documento un uscita e dell'unione dei due (wokflow documentale).
Lo scopo di quest'analisi e le sue conclusioni è comprendere come una nuova ottica del lavoro e dell'organizzazione degli uffici possano portare nel breve e nel lungo periodo dei forti benefici lavorativi in termini di risparmio sopratutto di tempo.
ANALISI:
Premessa fondamentale è entrare nell'ottica per cui Nuvola - Amministrazione Digitale non è semplicemente una trasposizione del protocollo carteceo o informatico ante D.P.C.M del 3/12/2013 con l'aggiunta della conservazione sostitutiva. Tuttavia un nuovo metodo di lavoro volto all'effecienza e al risparmio di lavoro e tempo, raggiungendo gli obiettivi prefissati con maggiore facilità ed un aiuto concreto sia sul lavoro di routine quotidiano sia nella fase di ricerca a posteriori.
| PROTOCOLLO CARTACEO O INFORMATICO ANTE D.P.C.M DEL 3/12/2013 | NUVOLA - AMMINISTRAZIONE DIGITALE | VANTAGGI DI NUVOLA - AMMINISTRAZIONE DIGITALE |
| Protocollo Centralizzato: In questa visone di lavoro vi è sempre un ufficio dedicato esclusivamente alla funzione del protocollo. Ciò vuol dire, come abbiamo visto, che vi è sempre la necessità di passare il documento all'ufficio preposto per la protocollazione o perlomeno di comunicare con tale ufficio. | Protocollo distribuito:In questa visione di lavoro, il flusso documentale è più fluido. L'ufficio di competenza del documento può direttamente protocollare sia in entrata che in uscita durante lo svolgimento delle proprie mansioni. | Risparmio di tempo, si evitano più passaggi che possono essere svolti contemporaneamente invece che in momenti diversi. |
| Lo smistamento della posta deve essere effettuato sul posto e ogni documento deve essere consegnato manualmente ad ogni ufficio. | Lo smistamento può essere effettuato in qualsiasi momento da qualsiasi luogo, ad appannaggio di uno o più utenti che possono avere questa facoltà. I destinatari della posta ricevono automaticamente il tutto. | Nessuno spostamento continuo di ufficio, tutti gli utenti sono allineati automaticamente. |
| I passaggi decisionali richiedeno un lasso di tempo significativo, in quanto gli uffici devono comunicare verbalmente o tramite e-mail. | I passaggi decisionali vengono svolti con delle funzionalità apposite del Software. | Si abbattono le distanze (ad esempio: DS/DSGA non presenti in ufficio) e i tempi |
| La firma da parte del DS/DSGA è apposta cartaceamente su ogni documento. | La firma da parte del DS/DSGA è apposta digitalmente tramite un dispositivo di firma remota massiva. | Si possono firmare più documenti contemporaneamente e non è richiesta la presenza fisica del firmatario. |
| L'utente deve conoscere esattamente come lavorare un documento, protocollarlo, e archiviarlo. | Dei workflow (processi automatici) guidano e aiutano l'utente consigliando e/o proponendo come lavorare un documento, protocollarlo e archiviarlo. | Il software aiuta proponendo lo standard normativo. Tuttavia l'utente ha sempre la facoltà di intervenire autonomamente. |
| Con l'archivio cartaceo tutto ciò che è prodotto informaticamente deve essere comunque stampato. | Non vi è bisogno di stampare alcun documento. | Risparmio di carta e di tempo. Velocità di ricerca successiva. |
| Il focus principale è il singolo documento da trattare | Il focus principale è l'intero procedimento. La specifica pratica all'interno del quale il documento dovrà essere inserito | Concentrazione sull'intero flusso lavorativo da svolgere non esclusivamente sul problema del momento. |
NB. I DIAGRAMMI DI FLUSSO SONO PRESENTI ANCHE IN ALLEGATO ALLA GUIDA.
DOCUMENTO IN ENTRATA:
DOCUMENTO IN USCITA:
WORKFLOW DOCUMENTALE:
CONCLUSIONI:
Analizzando le premesse di cui sopra e grazie alla nostra esperienza sul campo, possiamo consigliarvi un flusso di lavoro ben definito:
Protocollo distribuito
In questa visione di lavoro, il Dirigente Scolastico e/o il DSGA smistano i documenti (in entrata) alle varie aree o ai singoli operatori delle varie aree (per area si intende il campo di lavoro del singolo assistente amministrativo. Ad esempio l'assistente amministrativo di stanza all'ufficio alunni si occupa dell'area: "Alunni") i quali potranno autonomamente procedere alla protocollazione, elaborazione, archiviazione del singolo documento. Per i documenti interni o in uscita ogni assistente amministrativo procederà alla protocollazione, elaborazione, archiviazione.
Per attuare questa metodologia di lavoro vedremo come il Dirigente Scolastico e/o il DSGA potranno smistare i documenti in Nuvola, l'utente responsabile riceverà il documento in carico e potrà procedere all'elaborazione, ricevendo delle attività da fare o assegnando attività. Il documento verrà posto in firma, firmato e chiuso. Si procederà alla creazione di documenti successivi in uscita, approvati dal Dirigente Scolastico e/o DSGA, firmati digitalmente e inviati a terzi. Chiudendo il ciclo di lavoro e la pratica.
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