Tipologie: impostare criteri di catalogazione automatica
Tra i vari elementi di catalogazione in Nuvola è possibile fruire anche delle Tipologie, queste ultime consentono di preimpostare alcuni parametri del documento in maniera automatica sia in fase di creazione che di semplice catalogazione (es. preimpostare un registro, titolario, o più semplicemente una cartella ed un responsabile nel documento).
Per definire con quale criterio ogni singola tipologia va a preimpostare i parametri nei documenti a cui saranno abbinate i passaggi da seguire sono i seguenti.
N.B.: A seguito della Nota MIUR numero 3868 del 10/12/2021 non sarà più possibile creare nuove tipologie personalizzate, tutte le tipologie presenti prima del 01/01/2022 saranno disabilitate e sostituite dalle nuove voci previste dal MIUR, eventuali campi di catalogazione presenti prima dell'aggiornamento non saranno riportati nelle nuove tipologie.
1. Accedere al percorso "Gestione documentale" -> "Tipologie"
2. Accedere alla modifica della tipologia che si desidera modificare tramite l'apposito bottone arancio di modifica
3. Nella videata proposta sarà possibile effettuare gli adeguamenti desiderati, sarà importante ricordarsi di SALVARE per mantenere le modifiche apportate.
Definizione dei campi impostabili nelle tipologie
In riferimento all'immagine sopra riportata, di seguito sono descritti i singoli campi gestibili in automatismo all'interno della tipologia, ricordiamo che nessuno dei campi sotto indicati è obbligatorio fatta eccezione dei campi "Registro" e "Titolario" nel caso in cui si decida di utilizzare un "Registro" nella tipologia.
1. Ordinamento -> Definisce la posizione della voce nella tendina, a parità di ordinamento le voci saranno estratte in ordine alfabetico.
2. Rendi disponibile ai docenti nel registro elettronico -> Se valorizzato, i documenti abbinati a tale tipologia saranno resi disponibili nel registro ai docenti, ovviamente ciò accadrà soltanto se dalle opzioni del registro si è deciso di mostrare i fascicoli personali degli alunni ai docenti.
3. Rendi disponibile in area tutore e studente -> Se valorizzato, i documenti abbinati a tale tipologia saranno resi disponibili nel registro ai tutori, ovviamente ciò accadrà soltanto se dalle opzioni del registro si è deciso di mostrare i fascicoli personali degli alunni ai tutori.
4. Direzione preimpostata -> Consente di preimpostare una direzione fissa tra INTERNO, ENTRATA e USCITA, ciò è utile in creazione di nuovi documenti a partire dalla tipologia.
5. Mezzo preimpostato -> Consente di preimpostare un mezzo di provenienza per i documenti creati a partire dalla tipologia (es. EMAIL, A MANO, PEC, FAX, ecc.)
6. Aree -> Consente di inserire automaticamente i documenti abbinati alla tipologia ad una o più aree tra quelle disponibili nella segreteria (es. ALUNNI, CONTABILITÀ, DA SMISTARE, ecc.)
7. Cartelle -> Consente di inserire automaticamente i documenti abbinati ad una cartella tra quelle disponibili in segreteria.
8. Pratiche -> Consente di inserire automaticamente i documenti abbinati ad una pratica tra quelle disponibili in segreteria.
9. Responsabile -> Consente di abbinare automaticamente il documento un responsabile.
10. Oggetto -> In caso di creazione di nuovi documenti consente di avere automaticamente compilato il campo oggetto con il testo inserito nell'apposito campo.
11. Registri -> Se abilitato consente di abbinare automaticamente un documento ad uno o più registri, se abilitato sarà obbligatorio valorizzare anche i punti 12 e 13.
12. Registro -> Consente di selezionare a quale registro abbinare il documento.
13. Titolario -> Consente di selezionare un titolario per il registro selezionato al punto 12.
14. Bacheca digitale? -> Rispetto al registro selezionato al punto 12 è possibile abbinare anche un'eventuale bacheca digitale.
15. Voci per bacheca digitale -> Consente di scegliere l'eventuale sottovoce per la bacheca digitale selezionata al punto 14.
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