1 - Procedura completa cambio anno

1 - Procedura completa cambio anno

ATTENZIONE!!!

Si consiglia fortemente di effettuare il cambio anno partendo dal plesso di ordine maggiore, fino al plesso di ordine minore
(SECONDARIA II GRADO > SECONDARIA I GRADO > PRIMARIA > INFANZIA) 

La procedura di cambio anno in Nuvola è gestita per scuola. Pertanto tale operazione deve essere ripetuta per ogni plesso.

Una volta effettuata la procedura di cambio anno, potrete modificare l'anno di lavoro cliccando sul nome dell'istituto presente in alto a destra

 

OPERAZIONI DA ESEGUIRE NELL'ANNO SCOLASTICO IN CORSO

1a - Controllare i docenti da migrare nell'anno successivo (se la scuola è nuova e quindi non ci sono docenti presenti in elenco saltare la seguente operazione)

Nel cambio anno vengono riportati i docenti senza data di scadenza.

Per velocizzare la procedura di cambio anno è quindi possibile segnalare i docenti che nel prossimo anno scolastico non lavoreranno nella scuola in cui stiamo effettuando il cambio anno.

Per effettuare questa procedura occorre da segreteria andare in Anagrafiche ➜ Docenti.




Selezionare i docenti che non lavoreranno nell'Anno Scolastico Successivo e impostare, usando la relativa azione di massa, "imposta la data di scadenza al 31/08/20xx".



In questo caso verranno migrati nell'anno successivo solo i docenti che non hanno una data di scadenza impostata oppure sia settata maggiore al 31/08/20XX.


1b - Controllare gli ata da importare nell'anno scolastico successivo

Verificare nelle anagrafiche del personale ata, se è stata impostata correttamente la data di fine servizio, per gli utenti che il prossimo anno non devono figurare in elenco
Dal menù principale di sinistra, cliccare su "Anagrafiche" → "ATA".



In corrispondenza del personale da non migrare nell'anno scolastico successivo cliccare il tasto di modifica-



Nella schermata, clicchiamo sulla sezione "Scuole" e in corrispondenza del corrente anno scolastico impostiamo la "Data di fine lavoro" e salvare.


 

Nel caso in cui si dovresse impostare in maniera massiva la data di scadenza al 31/08, sempre in "Anagrafiche" -> "ATA" si potranno selezionare gli ata di riferimento ed usare l'azione massiva "Imposta data di fine al 31/08/20XX" e cliccare il pulsante "Procedi".



A questo punto sarà possibile effettuare il cambio anno senza portar dietro le anagrafiche impostate in scadenza.

 

1c - Eseguire il cambio anno

 Per eseguire il cambio anno occorre cliccare sul menù laterale di sinistra su "Area Alunni" → "Cambio anno".



Nella schermata di riferimento occorrerà indicare:

-  Classi che saranno utilizzate nel prossimo anno scolastico -> Saranno le aule del prossimo anno, se nell'elenco dovessero mancare delle classi, che dovrebbero essere presenti il prossimo anno, dovranno essere create una volta generato il nuovo anno. Nel caso in cui avete una 2c e manca la 3c, Nuvola crearerà la classe automaticamente, una volta ultimato il processo.
Una volta effettuato il cambio anno sarà possibile trasferirvi gli alunni migrandoli dal corrente Anno Scolastico.
- Frazioni Temporali -> Controllate se l'impostazione attualmente in uso sarà valida anche per il prossimo anno.
- Tipologia della scuola -> Selezionare la tipologia di plesso di riferimento.


Eseguito il controllo sarà possibile, entrando nell'anno successivo, migrare gli alunni, impostare i nuovi docenti e configurare a vostro piacimento il nuovo anno scolastico, come indicato nelle guide sottostanti.


OPERAZIONI DA ESEGUIRSI NELL'ANNO SCOLASTICO SUCCESSIVO 

2 - Verificare inserimento nuove iscrizioni

Il primo passaggio che consigliamo di effettuare direttamente nel nuovo anno scolastico consiste nel verificare se sono state importate le nuove iscrizioni dal SIDI.

NB: Nel caso in cui siano state già importate occorre effettuare solamente lo smistamento nelle classi reali come indicato nel punto 2c - Smistamento alunni nelle classi effettive

2a - Scaricare le nuove iscrizioni da SIDI i file

Per inserire le nuove iscrizioni è possibile scaricarle da SIDI e importarle in Nuvola in una classe per le iscrizioni, così da avere tutti i dati di alunni e genitori. Se l'alunno è già registrato in un'altra scuola dell'istituto (ad esempio per chi passa dalla primaria alla secondaria) le credenziali di accesso dei genitori rimangono le stesse.

Per scaricare il file contenente i dati dei nuovi alunni si seguano questi brevi passi: 

- Collegarsi al SIDI e effettuare il login:


- Scegliere il profilo e la scuola



Accertarsi di aver selezionato, nella tendina Anno Scolastico, l'anno scolastico SUCCESSIVO e premere quindi "conferma":

- Andare in Gestione alunni e cliccare su Gestione iscrizioni e quindi su Download dati:



- A questo punto occorre selezionare a destra la voce "Dati Alunni/Famiglia/Scuola" e premere il pulsante "Prenota esportazione"



 - Il SIDI prenderà in carico la vostra richiesta e nel giro di 24 - 48h, rientrando nel SIDI, troverete la seguente situazione:

Clicchiamo sul simbolo presente nella colonna "Download File" per scaricare il file.



2b - inserire le nuove iscrizioni - importare gli alunni

Una volta scaricaro il pacchetto delle nuove iscrizioni sarà possibile importare il file in Nuvola.

Per effettuare l'importazione occorre andare in Area Alunni→ Iscrizioni.










Nel menù interno di sinistra cliccare su "importa da SIDI"













Nella schermata verrà richiesto di caricare il file scaricato dal Sidi ed indicare la classe di appoggio momentanea delle iscrizioni (di norma Nuvola crea di base la classe 1Nuova).



Una volta inserito il tutto premere sul pulsante "Avvia importazione ed attendi: può richiedere anche qualche minuto".

Se l'importazione sarà avvenuta con successo comparirà un messaggio di conferma come segue.


2c - Smistamento alunni nelle classi effettive

Una volta importati gli alunni, si potrà accedere all'elenco degli iscritti (Area alunni → Iscrizioni) ed effettuare quindi lo smistamento nelle classi effettive semplicemente selezionando gli alunni di riferimento di una classe dall'elenco sottostante ed applicare l'azione di massa "Abbina alunni con classe: 1..."



RICORDIAMO DI RIPETERE L'OPERAZIONE DI SMISTAMENTO PER OGNI CLASSE 

3 - Migrare gli alunni dall'anno scolastico precedente

Per importare gli alunni dall'A.S precedente è bene seguire i seguenti passaggi:

3a - Definire la classe di provenienza degli alunni

3b - Avviare l'importazione alunni


3a - Definire la classe di provenienza degli alunni

Il primo passaggio consiste nell'indicare da quale classe dello scorso anno andare a migrare gli alunni nelle classi dell'anno futuro.

Per effettuare questo passaggio occorre nell'anno futura andare in "Area alunni" -> "Archivi" -> "Classi".


Di base Nuvola va ad impostare per ogni classe i dati "Classi provenienza ammessi" e "Classi provenienza non ammessi" dove verranno indicate le classi dello scorso anno dove andare a prendere gli ammessi e le classi dello scorso anno dove andare a prendere eventuali non ammessi.
Nel caso in cui occorresse modificare le indicazioni di base si potrà per ogni classe cliccare sul pulsante di modifica .


Nella schermata di modifica della classe occorre cliccare nella sezione "Alunni" dove dovremmo verificare alcuni dati che poi saranno impostati agli alunni che migreranno nella classe:

- Corso predefinito -> Verrà impostato il corso ministeriale (SOLO SECONDARIE).
- Piano di studio predefinito -> Verrà impostato il piano di studio Nuvola.
- Piano di studio ministeriale predefinito -> Verrà impostato il piano di studio ministeriale  (SOLO SECONDARIE).

NB. IL SEGUENTE PASSAGGIO E' MOLTO IMPORTANTE PER LE SCUOLE SECONDARIE DI PRIMO E SECONDO GRADO



Una volta sistemata la sezione "Alunni" occorre spostarsi nella sezione "Cambio anno" e verificare che:

- Classi del 20XX per alunni del 20XX ammessi ->  Selezionare la classe da cui devono provenire gli alunni ammessi (ad es. se stiamo modificando la 2A la classe da selezionare è la 1A da cui affluiscono gli alunni).
- Classi del 20XX per alinni del 20XX non ammessi: Selezionare la classe da cui devono provenire gli alunni non ammessi (ad es. se stiamo modificando la 2A la classe da selezionare è la 2A, poiché gli alunni non ammessi della 2A dell'anno precedente rimarranno in 2A dell'anno che si sta avviando).




N.B La procedura sopra descritta deve essere svolta per tutte le classi comprese le prime. Tuttavia per le classi prime bisogna compilare solo il campo: "Classe provenienza non ammessi" lasciando gli altri campi vuoti. Questo perchè i non ammessi dell'anno precedente verranno importati mentre i nuovi alunni saranno importati dalle iscrizioni presenti sul SIDI. 

3b - Avviare la migrazione degli alunni dell'anno scolastico precedente

Dopo avere verificato che tutte le classi siano configurate correttamente, è possibile avviare la migrazione: 

Dal menù principale di sinistra cliccare su "Area alunni" → "Archivi" → "Classi".

 

Dal menù interno di sinistra cliccare su "Cambio anno" → "Migra alunni da anno scolastico precedente".



Nella schermata verrà richiesto di selezionare le classi dove effettuare la migrazione degli alunni e premere sul pulsante "Avvia Migrazione".

N.B. Ricordarsi di selezionare tutte la classi dall'anno di corso 1 fino all'anno di corso finale 
ESEMPIO: Per la scuola secondaria di I grado inserire tutte le classi "PRIME", "SECONDE" e "TERZE"


Se la migrazione andrà a buon fine comparirà il messaggio di conferma:


Altrimenti il messaggio con il relativo errore:


 In tal caso occorre verificare se sia stato effettuato correttamente il passaggio 3a della guida


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