Procedura completa per il passaggio dei Libri di Testo all'anno successivo

Procedura completa per il passaggio dei Libri di Testo all'anno successivo

In questa guida verrà illustrato il procedimento completo per il passaggio dei libri di testo dall'anno scolastico attuale a quello futuro.

1. ANNO ATTUALE 

1.1 Abilitazione profilo ATA alla gestione dei libri di testo

Per prima cosa, occorre verificare che il profilo dell'ata che sta lavorando da segreteria sia abilitato ad operare nei libri di testo.

Da "Anagrafiche" → "ATA"


andiamo in "Profili" → "Area alunni" e premiamo il tasto arancione di modifica sul profilo interessato.



Nella sezione "Moduli software", occorre verificare che la spunta su "Gestione libri" sia inserita.

1.2 Controllo presenza libri di testo

Il primo passaggio da effettuare consiste nel verificare se i libri di testo da trasferire all'anno successivo sono già presenti in Nuvola nell'anno scolastico in corso e, in caso contrario, sarà necessario importarli dall'AIE.
Per fare questa verifica il percorso è: Area Alunni → Libri

In questa schermata quindi, dovremmo controllare che l'elenco dei libri sia presente. In caso contrario o nel caso la scuola utilizzi il modulo Libri di testo per la prima volta, sarà necessario importare i libri direttamente dall'AIE attraverso la seguente procedura:

1.2.1 Importazioni libri di testo dalla banca dati AIE

Alert
Questa procedura è da eseguire solo nel caso in cui nell'anno attuale non siano presenti i libri di testo
Per poter importare le adozioni già inserite in AIE direttamente in Nuvola, occorre andare in "Area alunni" → "Libri".


Qui in "Importa adozioni da banca dati AIE" dove potremmo selezionare una o più scuole di riferimento presenti nell'istituto e avviare l'importazione tramite il pulsante blu "Avvia importazione".

 

 Una volta completata l'importazione, avremmo un messaggio verde di conferma avvenuta importazione e di seguito una tabella con i libri importati con successo dall'AIE a Nuvola.

1.3 Sblocco dell'anno scolastico successivo

Per poter creare l'anno scolastico successivo occorre andare in "Area alunni" → "Libri".


Nel menù laterale occorre cliccare sulla voce "Esegui cambio anno per adozioni".


Comparirà a questo punto una schermata dove basterà cliccare sul pulsante blu in basso "Avvia il cambio anno e attendi" per avviare la procedura.

Alert
N.B.: il cambio anno verrà effettuato per tutte le classi. Successivamente, direttamente nell'anno futuro, si potrà procedere con l'archiviazione delle classi che non si formeranno nell'anno successivo o con la creazioni di nuove classi.


Una volta effettuata la procedura, comparirà un messaggio di avvenuta riuscita dell'operazione.


2. ANNO SUCCESSIVO

Alert
Dopo aver sbloccato l'anno successivo, tutte le operazioni riguardanti i libri di testo vanno eseguite esclusivamente nell'anno successivo

2.1 Avanzamento degli insegnamenti dei docenti

Dopo aver sbloccato l'anno successivo, la prima cosa che consigliamo di fare è quella di avanzare gli insegnamenti dei docenti, in modo che un docente insegni le stesse materie dell'anno precedente ma nelle classi successive (ad esempio se un docente insegna Matematica in 2C nel 2024/25, con l'avanzamento degli insegnamenti, nel 2024/25 insegnerà Matematica in 3C).
Bisogna quindi accedere in Anagrafiche → Docenti



 

Selezionare tutti i docenti per i quali si ritiene opportuno eseguire l'avanzamento ed eseguire l'azione di massa  "Avanza tutti gli insegnamenti di 1 anno (ES.1A→2A)", cliccando quindi su Procedi




2.2 Controllo delle classi

Dopo aver sbloccato l'anno scolastico successivo, occorre controllare le classi migrate al nuovo anno, archiviando le classi che non si formeranno e creando le classi di nuova formazione.

2.2.1 Archiviare una classe

Se una classe nel nuovo anno scolastico non si dovesse riformare non è necessario eliminarla, ma è sufficiente archiviarla (nel caso si formasse nuovamente in anni successivi viene ripescata autonomamente dal sistema).

Per far ciò andare in Area Alunni → Archivi → Classi


Spuntare la classe d'interesse e utilizzare l'azione di massa "Archivia: SI" quindi utilizzare il pulsante "Procedi"



2.2.2 Creare una nuova classe

Per creare la classe dobbiamo lavorare da AREA ALUNNI E DIDATTICA nel plesso dove vogliamo aggiungere la classe.
Una volta aperta la schermata, dal menù di sinistra andare in Area Alunni → Archivi → Classi



A questo punto si aprirà una schermata con l'attuale lista delle classi, cliccare quindi sul pulsante "+ Nuovo" in alto a sinistra per creare una nuova classe.


2.3 Inserire una specializzazione AIE in una classe

Dal percorso "Area alunni" → "Archivi" → "Classi"



E' necessario controllare che tutte le classi abbiano le specializzazioni AIE, per consentire la trasmissione ad AIE delle adozioni.
Cliccare il tasto arancione di modifica  all'interno della classe di riferimento.


Nella sezione "Libri di testo", per inserire una specializzazione occorre premere sul pulsante .

Le informazioni richieste sono:

1) Nome della specializzazione AIE

2) Tetto massimo di spesa previsto.

3) Stima del numero di alunni frequentanti, ipovedenti, non vedenti e dislessici.


Una volta inserita la specializzazione, potremmo visualizzare nella riga della classe la specializzazione inserita solo la colonna "Libri".


Qualora si volesse aggiungere un'ulteriore specializzazione nella classe, si dovrebbe premere nuovamente sul pulsante  e inserire tutti i dati richiesti per la nuova specializzazione.

Notes
Per la primaria la specializzazione per ogni singola classe è unica, a differenza della secondaria, dove potrebbero ad esempio esserci alunni che frequentano la lingua francese mentre altri la lingua spagnola; in questo caso occorre creare più specializzazioni.

2.4 Associazione delle classi ai libri di testo da importare

A questo punto è necessario, per ogni classe, scegliere da quale classe dell'anno precedente prendere i libri di testo. In particolare dobbiamo selezionare le classi e scegliere se:
  1. Indicare la stessa classe dello scorso anno, se i libri di testo rimangono gli stessi. (ESEMPIO: La classe 2A dell'anno scolastico successivo avrà gli stessi libri della classe 2A dell'anno scolastico precedente). In questo caso l'azione di massa da eseguire sarà Imposta classi di provenienza per libri di testo mantenendo la stessa classe dell'anno precedente



  2. Indicare la classe con anno di corso precedente nel caso in sui si voglia effettuare lo slittamento dei volumi dei libri di testo per avere la certezza di mantenere la stessa collana (ESEMPIO: La classe 2A dell'anno scolastico successivo avrà i libri della classe 1A dell'anno scolastico precedente per poi effettuare lo scorrimento dei volumi all'interno della stessa collana). In questo caso l'azione di massa da eseguire sarà Imposta classi di provenienza per libri di testo impostando la classe precedente rispetto a quella attuale


Idea
Suggeriamo di mantenere la stessa classe dell'anno precedente per le classi di prima adozione di una collana (classi prime e quarte per la primaria, classi prime per la secondaria di I grado, classi prime e terze per la secondaria di II grado) e di impostare la classe precedente rispetto a quella attuale per le restanti classi intermedie, in modo da mantenere la stessa collana dell'anno precedente, slittando poi i volumi nell'anno corretto.

2.5 Importazione libri di testo

Per spostare i libri di testo nelle classi dell'anno scolastico successivo, occorre andare in "Area alunni" → "Libri".


Nel menù laterale occorre andare in "Importa adozioni da anno scolastico precedente Nuvola" e premere sul pulsante "Avvia importazione".


Una volta finita l'operazione, comparirà un messaggio di conferma e verranno riportati i libri di testo dell'anno precedente in quelli dell'anno successivo.


 

2.6 Slittamento dei volumi per le classi intermedie (da effettuare solo per le classi in cui sia stata scelta l'opzione B al passo 2.4)

Qualora siano stati importati nelle classi future i volumi della classe precedente per mantenere la stessa collana, si rende necessario effettuare l'avanzamento dei volumi andando in "Area alunni" → "Libri".


Nel menù laterale occorre premere su "Sostituisci adozioni collana con volume successivo" e selezionare le classi dove effettuare lo slittamento dei volumi.


Cliccare quindi sul tasto blu Avvia sostituzione.

Il passaggio dei libri di testo dall'anno attuale a quello successivo è ora completato.

Alert
A questo punto la segreteria può quindi decidere se
  1. avvalersi del supporto dei docenti per l'eventuale creazione di nuove adozioni e dei coordinatori di classe per l'approvazione dei libri
  2. procedere in autonomia all'approvazione senza coinvolgere i docenti.

A) I docenti creano nuove adozioni ed approvano i libri di testo

Nel caso in cui la segreteria scelga di avvalersi del supporto dei docenti, è necessario abilitare i docenti ordinari alla creazione di nuove adozioni ed i coordinatori di classe all'approvazione di tutti i libri di testo.

Abilitazione del profilo docente

1) MODIFICA PROFILO DOCENTE

Per dare la possibilità ai docenti di poter inserire i libri di testo direttamente dal registro elettronico, occorre andare in "Anagrafiche" → "Docenti".


Sempre nel menù laterale, andiamo in "Profili" → "Docente" e premiamo il pulsante arancione di modifica sul profilo DOCENTE ORDINARIO.


Nella schermata di modifica, occorre inserire nella sezione "Libri di testo" la spunta sulla voce "Gestione adozioni".


 

2) MODIFICA PROFILO DOCENTE/CLASSE

Per permettere al coordinatore di gestire i libri di testo proposti dai docenti della classe, occorre andare in "Anagrafiche" → "Docenti".


Sempre nel menù laterale, andiamo in "Profili" → "Docente / Classe" e premiamo il pulsante arancione di modifica sul profilo COORDINATORE.


Nella schermata di modifica, occorre verificare per il profilo "COORDINATORE" che nella sezione "Libri di testo" NON ci sia la spunta sulla voce "Gestione adozioni solo per le proprie materia".

Per quanto riguarda il profilo "DOCENTE ORDINARIO", occorre invece abilitare la spunta per permettere la gestione dei propri libri di testo.


Associazione Materia Nuvola → Materia AIE

Per poter permettere al docente di vedere i libri relativi alla materia che insegna, occorre effettuare un associazione della materia insegnata in Nuvola con uno o più materie AIE, le materie che nel catalogo AIE sono associate ai libri di testo.
Per impostare tale associazione, occorre andare in "Area alunni" → "Archivi" → "Materie" e premere il tasto arancione  di modifica su una delle materie presenti.


Nella schermata di modifica, occorre inserire alla voce "Materie AIE" una o più materie corrispondenti del portale AIE.

Notes
Per quanto riguarda la scuola primaria, in molti casi è un docente singolo che propone i libri di testo per la classe e per tutte la materie; nel caso in questione consigliamo di associare tutte le materie AIE alla materia insegnata dal docente.



B) La segreteria gestisce le adozioni senza l'aiuto dei docenti

Nel caso la segreteria avesse deciso di non avvalersi dell'ausilio dei docenti, potrebbe presentarsi la necessità di creare una nuova adozione. Una volta creati tutti i libri di testo, sarà necessario procedere all'approvazione di tutti i libri di testo per tutte le classi.

Creare adozioni da parte della segreteria

Per poter inserire un adozione di un libro di testo da segreteria, occorre posizionarsi nell'anno scolastico corretto ed andare in "Area alunni" -> "Libri".


Per creare un nuova adozione per un libro di testo occorre cliccare il pulsante "+Crea nuovo".


1) Nella prima schermata dovremmo scegliere tra una delle specializzazioni inserite nelle classe.

Nel caso in cui non compaia nessuna opzione, occorre effettuare l'inserimento delle specializzazioni nelle classi tramite la seguente guida.


2) Nella schermata successiva, occorre specificare se il libro da inserire appartiene o non al catalogo AIE.


LIBRO APPARTENENTE AL CATALOGO AIE


Per poter ricercare un libro nel catalogo AIE occorre cliccare sul pulsante di ricerca presente sotto al campo "Libro AIE".

Si ha la possibilità di effettuare la ricerca tramite la combinazione degli appositi filtri e premere il pulsante  per selezionare il libro.

Alert
Verificare sempre nella colonna "Fuori cat. o Disp. lim.?" l'effettiva disponibilità del libro
F -> FUORI CATALOGO
D -> DISPONIBILITA' LIMITATA



Alert

Il campo "Tipo" presente nell'omonima colonna serve per specificare il tipo di dotazione prevista:

- Tipo A (Modalità mista) -> manuale cartaceo + contenuti digitali integrativi
- Tipo B (Modalità mista) -> manuale cartaceo + manuale digitale + contenuti digitali integrativi
- Tipo C (Modalità digitale) -> manuale digitale + contenuti digitali integrativi


 Come ultimo passaggio occorre inserire degli ulteriori dettagli al libro di testo, in tal caso consigliamo di consultare la tabella sottostante.

Campo
Descrizione
Campo
Descrizione
Da acquistare?
(*)
Il campo va spuntato solo se il libro è da acquistare. Nel caso che il libro sia già stato acquistato negli anni precedenti o sia un testo suggerito (non obbligatorio) non mettere la spunta.
Se il libro è da acquistare non potrà essere "In possesso".
Nuova adozione
Spuntare se il libro fa parte di un nuovo ciclo di adozione, ad esempio una nuova collana.
Anno di prima adozione
Indicare l'anno di della prima adozione. Ad esempio nel caso abbiate adottato questo volume per la prima volta nell'a.s. 2016/2017, scrivere " 2016 ".
Consigliato?
Il campo va spuntato se il libro è consigliato dal docente, quindi non fa parte di quelli obbligatori da adottare.
Contenuto

Il campo è obbligatorio se è stato spuntato il campo "Consigliato?"

Fornito dalla scuola?
Il libro viene fornito dalla scuola quindi non sarà da acquistare da parte dell'alunno.
Va spuntato anche il campo "In possesso?". 
Ordinamento
Inserendo il numero si avrà la possibilità di visualizzare l'elenco delle adozioni ordinate in modo crescente. A parità di numero di ordinamento il sistema mostrerà le adozioni in ordine alfabetico
Per religione?
Il campo va spuntato se il libro sarà adottato per la disciplina Religione Cattolica.
Per alternativa alla religione?
Il campo va spuntato se il libro sarà adottato per la disciplina Alternativa alla Religione Cattolica.
Relazione del docenteInserire la relazione da voi compilata fornita dalla casa editrice. 


Una volta inserito il tutto cliccare sul pulsante  ed avrete terminato l'inserimento.


LIBRO NON APPARTENENTE AL CATALOGO AIE

 

Per poter ricercare un libro già inserito manualmente occorre cliccare sul pulsante di ricerca altrimenti per inserirlo da nuovo premere sul pulsante "+" sotto al campo "Libro".



Nell'inserimento di un nuovo libro sarà richiesta la compilazione di tutti i dati Compilare tutti i dati obbligatori, poi cliccare sul pulsante "Salva"


Notes

 Il campo "Tipo" presente nell'omonima colonna serve per specificare il tipo di dotazione prevista:

- Tipo A (Modalità mista) -> manuale cartaceo + contenuti digitali integrativi
- Tipo B (Modalità mista) -> manuale cartaceo + manuale digitale + contenuti digitali integrativi
- Tipo C (Modalità digitale) -> manuale digitale + contenuti digitali integrativi

Come ultimo passaggio occorre inserire degli ulteriori dettagli al libro di testo, in tal caso consigliamo di consultare la tabella sottostante.

Campo
Descrizione
Campo
Descrizione
Da acquistare?
(*)
Il campo va spuntato solo se il libro è da acquistare. Nel caso che il libro sia già stato acquistato negli anni precedenti o sia un testo suggerito (non obbligatorio) non mettere la spunta.
Se il libro è da acquistare non potrà essere "In possesso".
Nuova adozione
Spuntare se il libro fa parte di un nuovo ciclo di adozione, ad esempio una nuova collana.
Anno di prima adozione
Indicare l'anno di della prima adozione. Ad esempio nel caso abbiate adottato questo volume per la prima volta nell'a.s. 2016/2017, scrivere " 2016 ".
Consigliato?
Il campo va spuntato se il libro è consigliato dal docente, quindi non fa parte di quelli obbligatori da adottare.
Contenuto

Il campo è obbligatorio se è stato spuntato il campo "Consigliato?"

In uso?
Il campo va spuntato se il libro è già in uso dalla classe perché acquistato in un precedente anno scolastico.
Va spuntato anche il campo "In possesso?". 


Fornito dalla scuola?
 Il libro viene fornito dalla scuola quindi non sarà da acquistare da parte dell'alunno.
Va spuntato anche il campo "In possesso?". 
Ordinamento
Inserendo il numero si avrà la possibilità di visualizzare l'elenco delle adozioni ordinate in modo crescente. A parità di numero di ordinamento il sistema mostrerà le adozioni in ordine alfabetico
Per religione?
Il campo va spuntato se il libro sarà adottato per la disciplina Religione Cattolica.
Per alternativa alla religione?
Il campo va spuntato se il libro sarà adottato per la disciplina Alternativa alla Religione Cattolica.
File
Inserire la relazione da voi compilata fornita dalla casa editrice. 



Una volta inserito il tutto cliccare sul pulsante  ed avrete terminato l'inserimento.



Approvazione dei libri di testo

Per approvare un libro di testo da segreteria, occorre andare in "Area alunni" → "Libri".


Nella schermata, occorre selezionare i libri di testo in questione ed applicare l'azione di massa "Cambia stato a: APPROVATO".


 

AlertAlert
N.B.: Un libro già approvato non potrà più essere modificato se non viene prima riportato allo stato "NON APPROVATO", tale operazione di rimozione dell'approvazione può essere effettuate esclusivamente dalla segreteria o dal docente coordinatore, i docenti ordinari non hanno modo di sbloccare e modificare un libro già approvato.

2.6 Trasmissione ad AIE dell'elenco dei libri approvati

Il passaggio finale per concludere la procedura relativa ai libri di testo, riguarda l'invio ad AIE dei libri approvati.
Per poter esportare le adozioni già inserite in Nuvola per poterle caricare in AIE, occorre andare nell'anno scolastico successivo in "Area alunni" → "Libri"


Successivamente occorre cliccare nel menù laterale sulla voce "Trasmissione dati ad AIE".

Potremmo selezionare uno o più plessi nel campo "Scuole" dove poter effettuare un controllo dati tramite il pulsante .

Nel caso non ci siano errori, si potrà premere sul pulsante  in modo da scaricare il file .zip.

Una volta esportato il file occorre inviarlo tramite posta ordinaria (non PEC) alla seguente email: adozioni@aie.it.





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