NUOVA Guida configurazione area alunni e registro elettronico

NUOVA Guida configurazione area alunni e registro elettronico

Per far partire il registro elettronico Nuvola deve essere svolto un lavoro iniziale di configurazione. 

NB: In base alle vostre esigenze, non necessariamente dovrete eseguire tutti i passaggi di seguito elencati. Ove necessario vi sarà chiesto come continuare la configurazione e cliccando sulla scelta desiderata sarete destinati al punto esatto.

1) EFFETTUARE IL LOGIN

Con le credenziali che vi sono state consegnate, effettuare l'acceso al portale nuvola.madisoft.it
Al primo accesso il sistema vi farà impostare una nuova password.
Effettuato il login, potrete anche impostare un nuovo username o collegare l'account ad un servizio come Google o Outlook.
Per far ciò basta cliccare sul tasto con il mezzo busto che trovate in alto a destra e dal menù a tendina cliccate su profilo.


2) CONFIGURAZIONE DEGLI ARCHIVI

Come prima operazione da compiere all'interno di nuvola vi è quello di personalizzazione delle varie sezioni del software, andando a personalizzare le scuole, le frazioni temporali, le festività, i corsi, i piani di studio e le campanelle.

2.1) ISTITUTO E SCUOLA

I dati presenti nelle sezioni Istituto e Scuola (codice meccanografico, dirigente scolastico, indirizzo ecc.) vengono utilizzati da Nuvola per la produzione dei documenti (pagelle, certificati, elenchi ecc.). Dopo aver effettuato il primo accesso su Nuvola è necessario modificare i dati relativi all'istituto e alle scuole nel seguente modo:

Nel menu principale di sinistra, andare in "Area alunni → Archivi → Istituto" o in "Area alunni → Archivi → Scuola"

 


Nella prima colonna cliccare sul pulsante arancione di modifica 


Compilare tutti i campi richiesti e premere salva

 



2.2) FRAZIONI TEMPORALI

Le frazioni temporali permettono di definire i periodi di svolgimento delle attività scolastiche. Le suddivisioni comunemente utilizzate sono in quadrimestri, in trimestri, o in trimestre + pentamestre.

Quali frazioni temporali utilizza la tua scuola?
2.2.1) Quadrimestri o Trimestre/Pentamestre
2.2.2) Tre trimestri

 



2.2.1) QUADRIMESTRI O TRIMESTRE/PENTAMESTRE


E' necessario modificare le frazioni temporali presenti in Nuvola a seconda delle effettive frazioni temporali (I quadrimestre, II quadrimestre) della scuola.

Controllare che la "Data Inizio" e la "Data Fine" siano corrette.

Per fare ciò operare nel seguente modo:

 

Nella modalità "Area alunni e didattica", andare nel menu principale di sinistra in "Area Alunni → Archivi → Frazioni Temporali"

 

Nella prima colonna cliccare sul pulsante arancione di modifica relativo alla frazione temporale che si vuole modificare




 

N.B Nel caso di utilizzo di Trimestre/Pentamestre non si devono creare nuove frazioni temporali, ma è sufficiente rinominare le frazioni temporali già esistenti. Nella frazione temporale: "Trimestre" scegliere la Frazione Temporale Ministeriale: "Trimestre" e non "I Trimestre"




Compilare tutti i campi richiesti e premere salva


2.2.2) TRE TRIMESTRI

E' necessario modificare le frazioni temporali presenti in Nuvola a seconda delle effettive frazioni temporali (I Trimestre, II Trimestre, III Trimestre) della scuola.

Controllare che la "Data Inizio" e la "Data Fine" siano corrette.

Per fare ciò operare nel seguente modo:

Nella modalità "Area alunni e didattica", andare nel menu principale di sinistra in "Area Alunni → Archivi → Frazioni Temporali"


In Nuvola sono già presenti delle frazioni temporali:


Dovranno essere modificate le seguenti frazioni:

  • La frazione "1°Quadrimestre" dovrebbe diventare "I Trimestre"
  • La frazione "2°Quadrimestre" dovrebbe diventare "II Trimestre"

Dovrà essere aggiunta un'ulteriore frazione temporale:

  • III Trimestre

 

Per modificare le frazioni già presenti:

Nella prima colonna cliccare sul pulsante arancione di modifica relativo alla frazione temporale che si vuole modificare



Compilare tutti i campi richiesti e premere salva


N.B Nella modifica della frazione "1° Quadrimestre" in "I Trimestre" scegliere la Frazione Temporale Ministeriale: "I Trimestre" e non "Trimestre"





Quindi Salvare.


 



2.3) FESTIVITA'

Le festività presenti in Nuvola servono a far si che non si possano inserire dati (da parte dei docenti) in giorni segnalati come festivi.

Nuvola presenta già delle festività pre-impostate, uguali in tutta Italia, che possono essere modificate a seconda delle esigenze.

Festività già presenti:

TUTTI I SANTI
NATALE E SANTO STEFANO
CAPODANNO
EPIFANIA
VACANZE PASQUALI
LUNEDI' DELL'ANGELO
FESTA DELLA LIBERAZIONE
1 MAGGIO
FESTA DELLA REPUBBLICA

Per aggiungere o modificare una festività procedere nel seguente modo:

Effettuando l'accesso a Nuvola con la modalità "Area alunni e didattica", cliccare nel menu di principale di sinistra In "Area Alunni → Archivi → Festività"


1) Aggiungere una festività:

Cliccare sul pulsante "Crea nuovo"


Compilare i campi necessari

Nome : inserire il nome della festività. (es: Festa patronale)
Da : inserire la data di inizio della festività
A : inserire la data di fine della festività
Applicare solo i giorni della settimana selezionati: da valorizzare solo se la festività è relativa ai soli giorni indicati all'interno dell'intervallo.
Esempio: nel mese di maggio per ordinanza comunale la scuola resterà chiusa di sabato.
Da: 1/05
A: 31/05
Applica solo giorni della settimana selezionati: sabato  

poi salvare

2) Modificare una festività:

Nella prima colonna cliccare sul pulsante arancione di modifica relativo alla festività che si vuole modificare

variare i campi desiderati

poi salvare



2.4) DATI PER STAMPE ED ELENCHI

Per personalizzare l'intestazione dell'istituto, della scuola di lavoro, la firma del Dirigente Scolastico o la firma del D.S.G.A per i report e le stampe seguire il percorso:

dal menu principale di sinistra in: "Report e Stampe"

poi nel menu interno di sinistra cliccare su "Impostazioni"

In corrispondenza del contenuto da variare, cliccare il pulsante di modifica

poi salvare

 



3) IMPORTAZIONE ARCHIVI ED ANAGRAFICHE ALUNNI


QUALORA IL FORNITORE PRECEDENTE FOSSE DIVERSI DA SISSI O SIDI,
PRIMA DI PROCEDERE ALLA COMPILAZIONE DEL FILE
CONTATTATE L'ASSISTENZA 0733203595.

Questa sezione è dedicata all'importazione degli archivi (sedi, classi, corsi, piani ministeriali/quadri orario) e delle anagrafiche degli alunni.

La tua scuola è statale o paritaria?
SI
vai alla domanda successiva
NO
vai alla guida:
3.2) Preparazione file per importare anagrafiche alunni


E' presente nel SIDI l'anagrafe nazionale alunni per l'anno scolastico visualizzato su Nuvola* ?
Troverete l'anno scolastico corrente di Nuvola, nella parte destra del  menu superiore
SI
vai alla sezione:
3.1) Importazione archivi ed anagrafiche alunni dal SIDI
NO
vai alla guida:
3.2) Preparazione file per importare anagrafiche alunni

 



3.1) IMPORTAZIONE ARCHIVI ED ANAGRAFICHE ALUNNI DAL SIDI

Nuvola essendo un software accreditato dal SIIS (Sistema Informativo Integrato delle Scuole del MIUR) ha la possibilità di sincronizzare gli archivi con il SIDI (Sistema Informativo dell'Istruzione).

 



3.1.1) EFFETTUARE IL LOGIN CON IL SIDI

Per effettuare il login con il SIDI è necessario seguire i passaggi seguenti: 

Dopo aver effettuato l'accesso con la modalità "Area alunni e didattica" ed aver selezionato il plesso di interesse, cliccare nel menu principale di sinistra in: SIDI → Login


Inserire le credenziali di accesso al portale SIDI e cliccare: "Procedi"


In basso a sinistra nel menu principale, il Login SIDI sarà preceduto da una spunta verde di conferma (vedi immagine)

 



3.1.2) SINCRONIZZARE LE SEDI

Per aggiornare le sedi presenti in SIDI con Nuvola, dopo aver effettuato il login è necessario seguire i seguenti passaggi:

Nel menu principale di sinistra, andare in SIDI → SIDI -> Nuvola → Sincr. massiva: SEDI



Cliccare: "Passo 1/2 Avvia sincronizzazione con SIDI"


Apparirà una schermata similare alla seguente

Cliccare: "Passo 2/2 Conferma sincronizzazione con SIDI"



3.1.3) SINCRONIZZARE LE CLASSI

Per aggiornare le classi presenti in SIDI con Nuvola, è necessario seguire i seguenti passaggi:

Nel menu principale di sinistra, andare in SIDI → SIDI -> Nuvola → Sincr. massiva: CLASSI


Cliccare: "Passo 1/2 Avvia sincronizzazione con SIDI"


Apparirà una schermata similare alla seguente
Cliccare: "Passo 2/2 Conferma sincronizzazione con SIDI"



3.1.4) SINCRONIZZARE I CORSI
(solo per le secondarie di primo e secondo grado)
 

Per aggiornare i corsi presenti in SIDI con Nuvola, è necessario seguire i seguenti passaggi:

Nel menu principale di sinistra, andare in SIDI → SIDI -> Nuvola → Sincr. massiva: CORSI



Cliccare: "Passo 1/2 Avvia sincronizzazione con SIDI"


Apparirà una schermata similare alla seguente


Cliccare: "Passo 2/2 Conferma sincronizzazione con SIDI"



3.1.5) SINCRONIZZARE I PIANI/QUADRI ORARIO
(solo per le secondarie di primo e secondo grado)
 

Per aggiornare i piani di studio ministeriali/quadri orario presenti in SIDI con Nuvola, è necessario seguire i seguenti passaggi:

Nel menu principale di sinistra, andare in SIDI → SIDI -> Nuvola → Sincr. massiva: PIANI



Cliccare: "Passo 1/2 Avvia sincronizzazione con SIDI"


Apparirà una schermata similare alla seguente

Cliccare: "Passo 2/2 Conferma sincronizzazione con SIDI"



  3.1.6) SINCRONIZZARE GLI ALUNNI

Per aggiornare gli alunni presenti in SIDI con Nuvola, è necessario seguire i seguenti passaggi:

Nel menu principale di sinistra, andare in SIDI → SIDI -> Nuvola → Sincr. massiva: ALUNNI




Cliccare: "Passo 1/2 Avvia sincronizzazione con SIDI"


Apparirà una schermata similare alla seguente


Cliccare: "Passo 2/2 Conferma sincronizzazione con SIDI"

 

Terminata la sincronizzazione degli alunni andare alla guida:

 



  3.2) PREPARAZIONE FILE PER IMPORTARE LE ANAGRAFICHE DEGLI ALUNNI
(se non si può effettuare la sincronizzazione con il SIDI)

Solo nel caso che non si possa effettuare la sincronizzazione con il SIDI sarà possibile generare un file per permetterne l'importazione da parte dei nostri sviluppatori.

Il vostro istituto gestisce le anagrafiche degli alunni con il software SISSI?
SI
vai alla guida:
3.2.1) Esportazione alunni dal SISSI
NO
vai alla guida:
3.2.2) Preparazione file excel con anagrafiche alunni

 



  3.2.1) ESPORTAZIONE ALUNNI DAL SISSI  

La procedura per esportare i dati degli alunni da SISSI per un importo su NUVOLA è molto semplice:  

  1. Selezionare “Periodiche ->Stampe -> Elenchi Classe” dal menù in alto

 

  1. Selezionare “Composizione Classe” e “Composizione Classe con indirizzo Completo” dalla finestrella che compare.

 

  1. Cliccare su "OK"

  1. Selezionare “File -> Esportazioni” dal menù in alto

  1. Salvare il file in una cartella a scelta; il nome del file deve comprendere il codice meccanografico della scuola seguito dalla parola "ALUNNI" e dall'anno scolastico di riferimento (ad esempio “MCEE123456-ALUNNI”). Il file da esportare deve essere del tipo “CSV WITH HEADERS”, per evitare problemi di importazione.

  2. Ripetere la procedura per ogni scuola.

  3. A questo punto nella cartella troveremo uno o più file del tipo “MCEE123456-ALUNNI.csv”, “MCMM123457-ALUNNI.csv”.


  4. Una volta che sono stati generati tutti i file, si possono inviare alla mail “ supporto@madisoft.it ” perché il team Nuvola li importi, o allegandoli uno a uno o inviando un file .zip contentente la cartella.

Completati i passaggi indicati andare alla guida:

 



  3.2.1) PREPARAZIONE FILE EXCEL CON LE ANAGRAFICHE DEGLI ALUNNI

Seguendo le indicazioni sottostanti avrete la possibilità di preparare un file excel per permettere agli sviluppatori di Nuvola di importare le anagrafiche degli alunni.
NB: Questa guida è da utilizzarsi solo se non è possibile effettuare la sincronizzazione degli alunni con il SIDI

1. Scaricare il file modello di importazione "nuvola-modello-importazione-custom-alunni.xls" cliccando qui

2. Se vi verrà chiesto dove salvarlo, vi consigliamo di salvarlo nel Desktop, altrimenti, se il salvataggio dovesse avvenire automaticamente, aprire la cartella "Download" del proprio computer o premere la combinazione di tasti "CTRL" e "J"

3. Aprire il file modello con "Microsoft Excel", "Open Office" o "Libre Office"

4. Compilare tutte le colonne richieste con i dati degli alunni di un solo plesso.
   (NB: all'interno del file troverete due righe già compilate come esempio. Cancellarle mantenere solo la prima riga, quella dell'intestazione)

Colonna
Nome
Descrizione
Esempio di compilazione
A
COGNOME ALUNNO
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo
ROSSI
B
NOME ALUNNO
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo
MARIO
C
DATA NASCITA
Utilizzare il formato gg/mm/aaaa
26/08/2006
D
COMUNE NASCITA
Scriverlo in forma letterale. Se estero indicare "COMUNE ESTERO"
CINISELLO BALSAMO
E
//
Lasciarla vuota
 
F
STATO NASCITA
Scriverlo in forma letterale.
ITALIA
G
STATO CITTADINANZA
Scrivere il nome dello stato.
ITALIA
H
INDIRIZZO RESIDENZA
Scriverlo in forma letterale comprensivo di numero civico
Via dei Gelsomini, 42
I
CAP
Scriverlo in forma numerica
00126
J
COMUNE RESIDENZA
Scriverlo in forma letterale senza la sigla della provincia
ROMA
K
SESSO
Scrivere M/F
M
L
CODICE FISCALE
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo
MRORSS06M26X211Q
M
//
lasciarla vuota
 
N
CLASSE
Indicare il nome della classe unendo l'anno di corso con la sezione
1A
O
CELLULARE/TELEFONO
Indicare il cellulare o il telefono utlizzando solo i numeri (non lasciare spazi, punti, virgole, trattini o barre)
3201234567

 

5. Terminata la compilazione, utilizzare la funzione "Salva con nome" e salvare il file nel formato excel ( .xls o .xlsx) sul desktop o su una nuova cartella, nominandolo con il codice meccanografico del plesso seguito dalla parola "ALUNNI" e dall'anno scolastico di riferimento. Esempio: MCMM123456-ALUNNI

6. Se si hanno più plessi, ripetere i passi da 3 a 5

7. Inviare una mail all'indirizzo supporto@madisoft.it  contenente in allegato il file o i files prodotti. Riceverete nostra mail di risposta appena importate le anagrafiche degli alunni.



   3.3) PREPARAZIONE FILE PER IMPORTARE LE ANAGRAFICHE DEI TUTORI

Per poter importare le anagrafiche dei tutori (genitori) è necessario predisporre un file contenente tali dati.

Il vostro istituto gestisce le anagrafiche dei tutori con il software SISSI?
SI
vai alla guida:
3.3.1) Esportazione tutori dal SISSI
NO
vai alla guida:
3.3.2) Preparazione file excel con anagrafiche tutori


3.3.1) ESPORTAZIONE ANAGRAFICHE TUTORI DAL SISSI

La procedura per esportare i dati dei tutori al fine di inserirli su NUVOLA è la seguente:

  1. Effettuare l'accesso al SISSI Alunni
  2. Selezionare dal menù in alto “ Periodiche → Stampe → Elenchi Classe ” 
  3. Selezionare “ Composizione  NUCLEO FAMIGLIARE ” poi “ Composizione NUCLEO FAMIGLIARE (TELEFONI)
  4. Cliccare sul pulsante " OK "
  5. Selezionare “ File → Esportazioni ” dal menù in alto
  6. Salvare il file in una cartella a scelta; il nome del file deve comprendere  il codice_meccanografico della scuola seguito dalla parola " TUTORI " e dall'anno scolastico di riferimento (ad esempio “ MCEE123456-TUTORI”). Il file da esportare deve essere del tipo “ CSV WITH HEADERS ”, per evitare problemi di importazione.
  7. Ripetere la procedura per ogni scuola.
  8. A questo punto nella cartella troveremo uno o più file del tipo “MCEE123456-TUTORI.csv”, “MCMM7891234-TUTORI.csv”.
  9. Una volta che sono stati generati tutti i file, si possono inviare alla mail " supporto@madisoft.it ” perché il team Nuvola li importi, allegandoli uno a uno o inviando un file .zip contenente la cartella.


 3.3.2) PREPARAZIONE FILE EXCEL CON LE ANAGRAFICHE DEI TUTORI  

Seguendo le indicazioni sottostanti avrete la possibilità di preparare un file excel per permettere agli sviluppatori di Nuvola di importare le anagrafiche dei tutori (genitori degli alunni).

1. Scaricare il file modello di importazione "nuvola-modello-importazione-custom-tutori.xls" cliccando qui

2. Se vi verrà chiesto dove salvarlo, vi consigliamo di salvarlo nel Desktop, altrimenti, se il salvataggio dovesse avvenire automaticamente, aprire la cartella "Download" del proprio computer o premere la combinazione di tasti "CTRL" e "J"

3. Aprire il file modello con "Microsoft Excel", "Open Office" o "Libre Office"

4. Compilare con i dati dei tutori di un solo plesso . I campi obbligatori da inserire sono contrassegnati con  * , consigliamo comunque di aggiungere più dati possibili al fine di avere le anagrafiche complete e dettagliate.

Inserire tante righe quanti sono i tutori dell'alunno. Se l'alunno ha il tutore padre ed il tutore madre, inserire i dati del padre in una riga e quelli della madre in un'altra.
  
(NB: all'interno del file troverete due righe già compilate come esempio. Cancellarle mantenendo solo la prima riga, quella dell'intestazione)

Colonna
Nome
Descrizione
Esempio di compilazione
A
CODICE FISCALE ALUNNO  *
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo 
RSSMRO06M26H211Q 
B
CELLULARE 
Indicare il cellulare utilizzando solo i numeri (non lasciare spazi, punti, virgole, trattini o barre) 
3201234567 
C
CELLULARE 2 / TELEFONO FISSO
Indicare il secondo cellulare/telefono utilizzando solo i numeri (non lasciare spazi, punti, virgole, trattini o barre)
0733123456
D
EMAIL TUTORE
Si consiglia di scriverla in minuscolo 
rossi.luigi@esempio.it  
 E
RUOLO DEL TUTORE  *
Riportare uno dei seguenti ruoli:

PADRE
MADRE
FRATELLO
SORELLA
NONNO
NONNA
ZIO
ZIA
CUGINO/A
TUTORE
NON DISPONIBILE / GENERICO 
 PADRE
F
COGNOME TUTORE  *
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo
ROSSI
G
NOME TUTORE  *
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo
LUIGI
H
CODICE FISCALE TUTORE 
Si consiglia di scriverlo tutto in maiuscolo 
GLLRSA75N45F277A 
I
ORDINAMENTO 
 Lasciarlo vuoto. Nuvola assegnerà automaticamente un progressivo in base alla posizione del tutore sul file
 
G
DATA DI NASCITA 
Utilizzare il formato gg/mm/aaaa 
06/08/1972 
K
TITOLO DI STUDIO
Indicarlo in forma numerica come da tabella sottostante:

1 = Licenza elementare; 
2 = Licenza media; 
3 = Qualifica professionale triennale; 
4 = Diploma di maturità; 
5 = Altro titolo di studio superiore al diploma (I.S.E.F., Accademia di Belle Arti, Conservatorio); 
6 = Laurea o titolo superiore (ad esempio Dottorato di Ricerca); 
7 = Non disponibile. 
 5
L
 PROFESSIONE
Indicarla in forma numerica come da tabella sottostante:

1 = Disoccupato/a; 
2 = Casalingo/a; 
3 = Dirigente, docente universitario, funzionario o ufficiale militare; 
4 = Imprenditore/proprietario agricolo; 
5 = Professionista dipendente, sottufficiale militare o libero professionista (medico, avvocato, psicologo, ricercatore, ecc.); 
6 = Lavoratore in proprio (commerciante, coltivatore diretto, artigiano, meccanico, ecc.); 
7= Insegnante, impiegato, militare graduato; 
8 = Operaio, addetto ai servizi/socio di cooperativa; 
9 = Pensionato/a; 
10 = Non disponibile. 
 8
M
 COMUNE DI NASCITA
Scriverlo in forma letterale. Se estero indicare "COMUNE ESTERO" 
ROMA 
N
COMUNE DI RESIDENZA 

Scriverlo in forma letterale senza la sigla della provincia 

MACERATA 
O
 CAP DI RESIDENZA
Scriverlo in forma numerica 
 62100
P
INDIRIZZO DI RESIDENZA 
Scriverlo in forma letterale comprensivo di numero civico 
 VIA MILANO, 1
Q
SESSO
Scrivere M/F

R
STATO ESTERO DI NASCITA
Scriverlo in forma letterale.
FRANCIA
S
STATO PRIMA CITTADINANZA
Scrivere il nome dello stato.
FRANCIA

5. Terminata la compilazione, utilizzare la funzione "Salva con nome" e salvare il file nel formato excel ( .xls o .xlsx) sul desktop o su una nuova cartella, nominandolo con il codice meccanografico del plesso seguito dalla parola "TUTORI" e dall'anno scolastico di riferimento. Esempio: MCMM123456-TUTORI

6. Se si hanno più plessi, ripetere i passi da 3 a 5

7. Inviare una mail all'indirizzo supporto@madisoft.it  contenente in allegato il file o i files prodotti. Riceverete nostra mail di risposta appena importate le anagrafiche dei tutori.



 


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