Questionario AGID sui documenti informatici
Le Pubbliche Amministrazioni (scuole comprese) hanno tempo fino al 31 dicembre 2025 per compilare il questionario previsto per il monitoraggio sull’attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
L’obiettivo della rilevazione è quello di conoscere lo stato di avanzamento degli adempimenti previsti dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, tra cui:
- l’adozione e pubblicazione del manuale di gestione documentale;
- la nomina del responsabile della gestione documentale per ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO);
- la nomina del coordinatore della gestione documentale, nel caso siano presenti più AOO;
- la pubblicazione delle informazioni nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale.
Il questionario è disponibile all’indirizzo https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/. La compilazione può essere effettuata dal Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD), dal Responsabile della Gestione documentale o da un altro soggetto appartenente alla PA, delegato alla compilazione, previa autenticazione tramite Spid o CIE.
Mettiamo di seguito le risposte standard di un Istituto che ha pubblicato in Amm.ne Trasparente il Manuale di gestione e di conservazione, con gli allegati e i decreti di adozione, che siano stati prodotti o meno con il sistema Nuvola seguendo la guida specifica; le risposte inerenti tali documenti e i suoi allegati sono però pensate per chi ha prodotto il documento con Nuvola.
GOVERNANCE
Un istituto scolastico statale ha una sola AOO, coincidente con l'Istituto stesso
L'Amministrazione ha istituito il Servizio per il protocollo informatico, flussi documentali e archivi in ciascuna AOO? | SI |
Per ciascuna AOO è stato nominato il Responsabile della gestione documentale con competenze adeguate? | SI |
II provvedimento di nomina del RGD è pubblicato sul sito istituzionale? | SI |
In presenza di più AOO è stato nominato il Coordinatore della gestione documentale? | NON APPLICABILE |
II provvedimento di nomina del Coordinatore è pubblicato sul sito? | NON APPLICABILE (avendo una sola AOO non si necessita un coordinatore) |
MANUALISTICA
Verificare in amm.ne trasparente, dovreste aver pubblicato la documentazione in Disposizioni generali> atti generali>Atti amministrativi generali
è possibile produrre, pubblicare e/o aggiornare i documenti in Amm.ne Trasparente ove necessario
È stato adottato formalmente il Manuale di gestione documentale? | SI |
II Manuale di gestione documentale è pubblicato in "Amministrazione Trasparente"? | SI |
L'Amministrazione ha adottato formalmente il Manuale di conservazione? | SI |
II Manuale di conservazione è pubblicato in "Amministrazione Trasparente"? | SI |
I manuali vengono aggiornati in caso di cambiamenti rilevanti? | SI |
SGID E TECNOLOGIA
Nel SGID l'Amministrazione: registra documenti; registra istanze ex CAD; gestisce registri e repertori informatici. | opzione 2 salvo diverse indicazioni interne |
II SGID garantisce identificazione utenti, accessi profilati, tracciamento eventi? | SI |
II file XML della segnatura è conforme all'Allegato 6, Appendice A? | SI |
L'Amministrazione forma il personale su gestione documentale e conservazione? | SI ad esempio potete indicare i webinar Nuvola |
L'Ente effettua la valutazione di interoperabilità dei formati (Allegato 2)? | SI |
Sono stati individuati ulteriori formati non presenti nell'Allegato 2? | NO I file previsti nell'allegato 2 sono esaustivi |
Esistono procedure di riversamento per formati obsoleti? | NO I file trasmessi rispettano gli standard di interoperabilità |
È prevista una procedura di verifica di intellegibilità e assenza macro/codice? | NO I file vengono controllati dai servizi di posta in entrata o da antivirus interni |
II SGID è integrato con il sistema di protocollo informatico? | SI |
II SGID storicizza informazioni annullate o modificate? | SI |
II protocollo associa i metadati minimi e ulteriori (Allegato 5)? | SI |
L'Ente ritiene sufficiente l'insieme dei metadati dell'Allegato 5? | SI |
CLASSIFICAZIONE E ARCHIVIO
Verificare in amm.ne trasparente, dovreste aver pubblicato la documentazione in Disposizioni generali> atti generali>Atti amministrativi generali
è possibile produrre, pubblicare e/o aggiornare i documenti in Amm.ne Trasparente ove necessario
II Manuale individua i documenti soggetti a registrazione particolare? | SI |
| Per le registrazioni particolari si garantisce l'insieme minimo di metadati? | SI |
In caso di blocco del protocollo sono definite modalità del registro di emergenza? | SI |
II Piano di Classificazione è allegato al Manuale? | SI verificare la pubblicazione del massimario di conservazione e scarto |
II Piano di Classificazione è verificato e aggiornato periodicamente? | SI |
II SGID consente gestione variazioni del Piano (aggiunte, disattivazioni, storico, sostituzione)? | SI |
L'Amministrazione produce e gestisce le ADI tramite SGID? | SI |
È stato predisposto il Piano di organizzazione delle ADI? | SI |
L'Ente ha individuato serie documentali per registrazioni particolari, albi, elenchi, ecc. | SI |
| È stato predisposto il Piano di conservazione integrato con classificazione e ADI | SI |
CONSERVAZIONE
II RGD trasmette il registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione entro il giorno successivo? | SI |
II RGD trasmette annualmente fascicoli e serie documentarie (anche non conclusi) ex art. 44 CAD? | SI |
La conservazione è svolta internamente o esternamente? | ESTERNO |
Se esterno, il conservatore è iscritto al Marketplace AgID? | SI |
L'Amministrazione ha avviato progetti di dematerializzazione massiva? | *** |
Dopo la dematerializzazione, è stato effettuato lo scarto degli originali analogici? | *** |
I flussi documentali sono gestiti tramite WFMS integrati con SGID? | SI |
***In merito ai progetti di dematerializzazione massiva, rispondere secondo necessità
SICUREZZA E PRIVACY
Verificare in amm.ne trasparente, dovreste aver pubblicato la documentazione in Disposizioni generali> atti generali>Atti amministrativi generali
è possibile produrre, pubblicare e/o aggiornare i documenti in Amm.ne Trasparente ove necessario
| II Manuale contiene il Piano di sicurezza informatica? | SI |
| L'Ente ottempera alle Misure minime di sicurezza ICT (Circ. AgID 2/2017)? | SI |
| L'Ente adotta misure tecniche e organizzative ex art. 32 GDPR? | SI |
Related Articles
Pubblicazione delle informazioni necessarie per l’effettuazione di pagamenti informatici
Secondo la delibera N.77 del 16 Febbraio 2022, è richiesto per tutti gli istituti scolastici fornire indicazione su eventuali sistemi di pagamento telematici. Per inserire il dato nell'amministrazione trasparente occorre da amministrazione digitale ...Gestire massivamente i documenti
In questa guida vi spiegheremo come poter usare correttamente le azioni di massa su due o più documenti. Le funzioni hanno come obiettivo quello di snellire e velocizzare le procedure di lavorazione. Queste funzioni possono essere utilizzate in tutte ...Marcare temporalmente i documenti
Indice Premessa: che cos'è la marca temporale Come applicare la marca temporale Verficare la marca temporale di un file Premessa: Che cos'è la marca temporale La Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente ...Gestione dei documenti di Gara - pubblicazione dei documenti delle procedure
Alla luce della delibera Anac n. 601 del 19/12/2023 che prevede l'obbligo di pubblicare, per ogni singola procedura, in maniera distinta i relativi atti e documenti, sono state introdotte alcune modifiche per una corretta gestione del ciclo di vita ...Documenti Riservati
Un documento è considerato riservato quando le informazioni presenti al suo interno dovranno essere visualizzate solamente da utenze specifiche. In questa guida vedremo come: 1) Inserire in un documento la spunta su "Riservato". 2) Modificare un ...