Impostazione Rilevazione Presenze per gli alunni

Impostazione Rilevazione Presenze per gli alunni

In questa guida vedremo come impostare la rilevazione presenze degli alunni.

Premessa

Prima di procedere con l'impostazione, è essenziale comprendere le regole base che governano la rilevazione delle presenze:

  1. Firma del Docente: il docente deve sempre firmare l'argomento all'interno dell'ora di lezione.

  2. Appello: dopo aver firmato, il docente andrà a fare l'appello.

  3. Relazione Appello/Rilevazione: l'appello del docente ha sempre la precedenza rispetto alle rilevazioni registrate tramite la timbratura del badge.

  4. Esclusione Mobilità Internazionale: la procedura automatica di inserimento assenze da badge non deve inserire assenze per gli alunni che risultano in Mobilità internazionale per il periodo di riferimento.

Warning
N.B.: il docente non può firmare dopo l'orario di lezione.

1 - CONFIGURAZIONE INIZIALE (Lato Segreteria)

Questa sezione comprende le impostazioni preliminari che assicurano che il servizio sia attivo a livello di istituto e correttamente configurato per classi e materie.

1.1 - Attivazione Moduli e Classi

Come prima cosa è necessario assicurarsi che siano state attivate le seguenti impostazioni:

Classi

Nel menù di sinistra seguire il percorso Area Alunni → Archivi → Classi

Verificare che sia impostata l'azione di massa "Creazione assenze, ritardi ed uscite da badge: SI".

AlertInfo
N.B.: Se gli alunni ancora non stanno timbrando è necessario scegliere la stessa voce, ma con valore "NO".
Se il valore dell'impostazione è "SI" e gli alunni non stanno timbrando, dopo che il docente avrà fatto l'appello e firmato la lezione, in automatico il sistema inserirà l'assenza a tutti gli alunni della classe.

Gruppi classe

Nel menù di sinistra seguire il percorso Area Alunni → Archivi → Gruppi classe

Verificare che sia impostata l'azione di massa "Creazione assenze, ritardi ed uscite da badge: SI".

1.2 - Configurazione delle Materie (Scuole Secondarie II Grado)

È fondamentale che le materie relative alla religione e all'attività alternativa siano configurate correttamente per evitare che il sistema generi assenze errate per gli alunni esonerati.

Quando si crea un piano di studio Nuvola da un piano ministeriale che include la materia RELIGIONE CATTOLICA/ATTIVITA' ALTERNATIVA - I666, il sistema deve ora creare due materie distinte:

  1. RELIGIONE CATTOLICA: con Tipo RELIGIONE.

  2. ATTIVITA' ALTERNATIVA: con Tipo ALTERNATIVA RELIGIONE.


2 - ASSOCIARE I BADGE AGLI ALUNNI

InfoN.B.: per effettuare la seguente operazione è necessario avere il pc con Nuvola e il tablet con l'applicazione Nuvola - Rilevazione Presenze aperta.
Per avviare la procedura di associazione posizionarsi sul tablet e cliccare sul simbolo dell'ingranaggio in alto a destra


Inserire le credenziali dell'utenza utilizzata per accedere al tablet


Sulle impostazioni selezionare "Associa Badge"


A questo punto spostarsi sul pc con Nuvola, entrare in Segreteria → Area Alunni e didattica
Nel menù di sinistra seguire il percorso Anagrafiche → Alunni


Sempre nel menù di sinistra cliccare sulle voci Elenchi → Badge
Cliccare sul pulsantino a forma di badge per avviare la procedura di associazione


Il sistema restituirà a questo punto un codice di associazione da inserire nell'applicazione sul tablet

Tornando al lato tablet, inserire il codice di associazione precedentemente fornito e cliccare "Continua"


Posizionare fisicamente il badge sopra l'area evidenziata

Se l'associazione è stata correttamente eseguita, verrà restituito un messaggio di conferma sia sull'applicazione tablet che sul PC con Nuvola.

Se non vi sono altri badge da associare cliccare in alto a sinistra la voce "Associa badge" che vi riporterà alle impostazioni. Se invece vi è necessità di associare un altro badge ad un altro ATA cliccare su "Inizia nuova associazione".
Info
Quando si fanno più associazioni di seguito il codice di associazione viene chiesto solamente la prima volta.

3 - IMPOSTAZIONI REGISTRO DI CLASSE

Per poter gestire le impostazioni del Registro di classe posizionarsi nel menù di sinistra e seguire il percorso Registro Elettronico → Reg classe → Impostazioni


Consigliamo di impostare le opzioni 6, 7 e 8 come segue:
Gestisci il registro di classe in modo ufficiale → valorizzare il campo a SI
Per la firma della lezione, tolleranza rispetto all'orario di inizio lezione previsto (in minuti) → impostare i minuti a 0
Per la firma della lezione, tolleranza rispetto all'orario di fine lezione previsto (in minuti) → impostare i minuti a 0


4 - IMPOSTARE LA RILEVAZIONE PRESENZE PER GLI ALUNNI

Per poter gestire le impostazioni dei badge posizionarsi nel menù di sinistra e scegliere la voce "Gestione Badge", poi cliccare su "Impostazioni alunni"
  

Impostazione n° 1 - STRISCIATE CONSECUTIVE

Permette di impostare un numero di minuti entro il quale non è possibile registrare strisciate consecutive. 
Di default il badge non può essere strisciato consecutivamente entro tre minuti dall'ultima timbratura. Questa impostazione evita errori di timbrature multiple.
InfoN.B.: E' possibile modificare il valore di default espresso in minuti cliccando sul tasto giallo di Modifica.


Impostazione n°2 - ORARIO DI INGRESSO PER RITARDO

Permette di stabilire se il ritardo corrisponde all'orario della strisciata o se corrisponderà all'ora successiva.
Info
Impostando NO - l'orario di ingresso corrisponderà all'orario della strisciata
Impostando SI - l'orario di ingresso corrisponderà all'orario dell'ora di lezione successiva


Impostazione n° 3 - ORARIO FINE INGRESSO

Permette di indicare l'orario dopo il quale eventuali strisciate in ingresso non devono essere processate.


Impostazione n° 4 - ORARIO INIZIO USCITA

Permette di indicare l'orario prima del quale eventuali strisciate in uscita non devono essere processate.


Impostazione n° 5 - USO RILEVAZIONE SOLO PER RITARDI

Permette l'utilizzo del badge solo per la gestione dei ritardi ed entra in funzione impostando il valore su "SI".
Info
N.B.: viene utilizzato da scuole che non utilizzano il badge per registrare assenze ed uscite, ma soltanto per registrare i ritardi direttamente in segreteria.


Impostazione n° 6 - RITARDI LIEVI

Questa impostazione consente di decidere se i ritardi lievi dovranno essere considerati come assenze documentate o non documentate.
Info
Impostando SI - il ritardo lieve sarà considerato assenza documentata.
Impostando NO - il ritardo lieve sarà considerato assenza giustificata. 


Impostazione n° 7 - TIMBRATURA MULTIPLA

Questa impostazione permette alla scuola di decidere se gli alunni devono timbrare all'inizio di ogni turno o se devono timbrare solo un singolo ingresso al giorno.
Info
Impostando NO - gli alunni dovranno timbrare l'ingresso una sola volta al giorno.
Impostando SI - gli alunni dovranno timbrare l'ingresso sia al turno mattutino sia al turno pomeridiano.

5 - VERIFICA REPORTISTICA

Per verificare le timbrature effettuate, posizionarsi nel menù di sinistra e seguire il percorso Gestione badge → Rilevazioni alunni

6 - IMPOSTAZIONI AUTOMATICHE

Le seguenti implementazioni definiscono il comportamento corretto del sistema automatico di rilevazione presenze, in particolare in relazione alla gestione dell'orario, dei gruppi classe e delle modifiche manuali.

6.1 - Elaborazione delle Timbrature e Orario

Gestione Esoneri/Dispense: per gli alunni dispensati dalla lezione (ad esempio, per religione) che entrano in ritardo, l'ingresso all'ora successiva, se puntuale, non deve generare il ritardo.

La rilevazione deve considerare le materie effettivamente previste nel piano di studio dell'alunno.

Orario Specifico: nella creazione automatica dell'assenza per mancata timbratura, il sistema verifica l'esistenza di campanelle abbinate a un orario specifico.

Se la campanella non rientra nell'orario specifico dell'alunno, l'assenza non viene creata.

Processamento Gruppi Classe: le timbrature vengono processate correttamente se l'argomento di lezione è presente in un gruppo classe associato all'alunno (anche se non curriculare), anche se nella classe reale non è presente l'argomento. Inoltre, se la firma avviene in un gruppo classe curriculare, ora viene correttamente riportata nella classe reale con la spunta per il conteggio delle assenze.

6.2 - Protezione delle Modifiche Manuali

Priorità al Docente/Tutore: il sistema automatico di rilevazione presenze non modifica le assenze che sono state create o rettificate manualmente da un docente o da un tutore (ad esempio, se un docente modifica un'assenza in presenza).

6.3 - Gestione Assenze Documentate

Giustificazione e Documentazione Automatica: quando si genera un'assenza tramite badge e per l'alunno è già presente un documento di assenza (es. PCTO), il sistema può automaticamente giustificare e documentare l'assenza, a condizione che il tipo di assenza (Assenza A, Ritardo R, Uscita U, Ritardo/Uscita RU) corrisponda al Tipo applicazione del documento.


Pulizia Assenze Future: le assenze inserite con data futura derivanti da documenti di assenza vengono eliminate, in quanto queste impedirebbero alla procedura di rilevazione badge di lavorare correttamente.




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