Madisoft S.p.A.

            Rilevazione presenze: utilizzo e gestione dei badge

            Con Nuvola Rilevazione Presenze viene offerta la possibilità di impostare come un dipendente deve operare per registrare entrate ed uscite, nella guida sotto esposta verrà presa in analisi l'impostazione del sistema di rilevazione, l'utilizzo del sistema di rilevazione da parte del dipendente ed infine la verifica delle rilevazioni da parte dell'addetto incaricato:

            1. Utilizzo del rilevatore da parte del dipendente (come registrare correttamente entrate e/o uscite, come indicare la tipologia di lavoro);

            2. Impostazione delle funzioni di rilevazione (modalità di accesso, impostazione per rilevazione di entrate ed uscite e personalizzazione del sistema);

            3. Come verificare ed in caso rettificare eventuali registrazioni anomale (dimendicanze del dipendente nel registrate entrata/uscita, gestione di anomalie varie);

            Nota importante: Le guide sotto descritte sono state strutturate per la corretta gestione del personale ATA ma sono applicabile con piena compatibilità alla gestione del personale DOCENTE, tutte le impostazioni possibili per l'ATA sono replicabili per i DOCENTI.

             

            1. Utilizzo del rilevatore da parte del dipendente 

             Il dipendente che passa il badge sul rilevatore avrà, la possibilità di operare in base alle opzioni descritte nel punto 2b, ovviamente le videate sottoriportate potrebbero variare in base alle scelte fatte da amministrazione.

            Il dipendente dovrà quindi:

            a. Passare il badge sul rilevatore (Guida su corretto posizionamento)

            b. Selezione della voce ENTRATA


            c. Selezione della Tipologia di lavoro e click sul pulsante VERDE "Salva"

            d. Svolgimento del turno di lavoro

            e. A turno terminato, ripassare il badge sul rilevatore (Guida su corretto posizionamento)

            f. Selezione della voce USCITA e click sul pulsante VERDE "Salva"

             

            Se durante il turno di lavoro, il dipendente ha necessità di uscire dall'edificio per motivi inerenti la sua mansione, ha la possibilità di registrare l'uscita come "Uscita di servizio", passando il badge sul rilevatore e selezionando la voce "USCITA DI SERVIZIO" e cliccando sul pulsante VERDE "Salva"


            Se il dipenente effettua quotidianamente e CORRETTAMENTE tutte le operazioni di rilevazione, nelle rilevazioni il numero di incongruenze sarà pari a 0.

             

            2. Impostazione delle funzioni di rilevazione 

            Una corretta impostazione delle funzioni disponibili ai dipendenti nel momento in cui passano il badge sul rilevatore, fa si che il numero di incongruenze nelle rilevazioni sia minimo e facilmente gestibile, le impostazioni consigliate per una più che corretta impostazione sono descritte nei punti sotto elencati:

            a. Impostazione delle modalità di accesso 

            Dal menù laterale posizionarsi sulla voce "Impostazioni" -> "Tipo evento per ATA"


            Nell'elenco troveremo tutte le tipologie di evento già disponibili (di base solo Lavoro Ordinario) e per ogni voce dell'elenco è possibile scegliere se è disponibile al dipendente per la selezione dell'ingresso o se è limitata all'uso da parte dei soli amministratori;
            se nella colonna "Mostra su rilevatore presenze?" è presente la spunta di colore VERDE significa che è a disposizione di tutti, se la spunta invece è ROSSA significa che tale tipologia è fruibile solo da amministrazione.


            Ovviamente è possibile cambiare in qualsiasi momento la visibilità nel rilevatore, cliccando sul pulsante ARANCIO "Modifica"  e inserendo/rimuovendo la spunta "Mostra su rilevatore presenze" 

            ATTENZIONE!!! Non valorizzare la spunta "Utilizza per creazione automatica da lettura badge?" va lasciata soltanto nella tipologia "Lavoro ordinario"


            Come è possibile modificare le impostazioni degli eventi già presenti, è altrettanto possibile crearne di nuovi:

            cliccare sul pulsante di colore BLU "Crea Nuovo",  nell'apposito form di creazione inserire tutti i campi richiesti e cliccare sul pulsante BLU "Salva" 


            - 1. Nome della tipologia di evento
            - 2. Classificazione, ossia la tipologia di lavoro (ordinario, straordinario, permesso, straodrinario a pagamento)
            - 3. Tipologia dell'evento (non conteggiato nel calcolo orario, presenza, assenza)
            - 4. Utilizzo come elemento predefinito NON VALORIZZARE MAI PER NUOVI ELEMENTI
            - 5. Mostra nel rilevatore presenze? (valorizzare se si desidera rendere tale tipologia fruibile dai dipendenti nel momento in cui registrano l'entrata/l'uscita)
            - 6. Ordinamento, ossia la posizione nel menù a tendina del rilevatore (1 -> primo, 2 -> secondo, 3 -> terzo...., a parità di ordinamento si va per ordine alfabetico)

            ATTENZIONE!!! Non valorizzare la spunta "Utilizza per creazione automatica da lettura badge?" va lasciata soltanto nella tipologia "Lavoro ordinario"


            b. Gestione dell'accesso per il personale

            Una volta impostate tutte le tipologie di evento, sarà possibile decidere cosa il dipendete può selezionare al momento della rilevazione, tale impostazione è disponibile al percorso:

            dal menu laterale cliccare sulla voce "Gestione Badge" e nella schermata che verrà proposta cliccare sulla voce "Impostazioni ATA"


            Troveremo un elenco di opzioni SI/NO che permetteranno di impostare cosa il dipendente può gestire da rilevatore


            - 1. Consente al dipendente di scegliere se sta entrando o uscendo nel momento in cui passa il badge sul rilevatore
            - 2. Consente al dipendente di selezionare, tra le varie opzioni, l'uscita di servizio che non verrà conteggiata come un'assenza
            - 3. Consente al dipendente di scegliere nel momento in cui passa il badge sul rilevatore, la tipologia di lavoro che sta svolgendo (Sono le tipologie impostate al punto 2a)
            - 4. Nel caso in cui si decida di impostare le 3 voci sopra descritte al valore SI, potrebbe capitare che un dipendente, distrattamente, passi il badge sul rilevatore senza poi però selezionare nulla dallo schermo, con la spunta impostata a SI nel punto 4, automaticamente dopo 10 secondi dal passaggio del badge verrà considerata una strisciata per lavoro ordinario (per entrata se prima strisciata del giorno, per uscita se per seconda strisciata)
            - 5. Consente di impostare un blocco in minuti per evitare strisciate duplicate e quindi errori nei conteggi: se il badge è stato passato nei X minuti (valore impostabile dall'amministrazione) precedenti, il sistema riscontrerà un errore e non prenderà in considerazione la strisciata;
            passati gli X minuti dall'ultima strisciata il sistema accetterà nuovamente quel badge.

            Gestendo quindi le opzioni sopra descritte sarà possibile personalizzare come un dipendente deve passare il badge, consigliamo di abilitare come da esempio per ridurre al minimo il numero di incongruenze nelle rilevazioni.

             Terminata quest'impostazione consigliamo di aggiornare le impostazioni nei vari tablet: Guida

            3. Verifica e rettifica di eventuali strisciate anomale 

            Consigliamo di effettuare con intervalli regolari (almeno una volta la settimana, ma consigliamo ogni 1-2 giorni) le strisciate non correttamente processate dal sistema, ossia tutte quelle strisciate che non sono state chiuse;
            vengono considerate NON PROCESSATE tutte le strisciate che hanno una strisciata in ingresso ma non una strisciata in uscita e viceversa.

            Per effettuare il controllo delle strisciate non processate sarà sufficiente posizionarsi nella sezione "Eventi" -> "Strisciate non processate per ATA"

             

            Nell'elenco saranno visualizzate tutte le strisciate non processate e potremo decidere cosa fare:

            - ARCHIVIARLE (se sono strisciate effettivamente fatte per errore, strisciate che non devono essere prese in considerazione)

            Mettere il segno di spunta in prossimità della rilevazione da archiviare e tramite il menu per le azioni di massa selezionare la voce "Segna strisciate come anomale", e cliccare sul pulsante BLU "Procedi"



            - PROCESSARLE MANUALMENTE (validare la strisciata impostando manualmente i dati mancanti, queste operazioni servono per terminare la registrazione rimasta "appesa", ad esempio se un dipendente si è ricordato di passare il badge in ingresso ma non in uscita si potrà convalidare la strisciata inserendo manualmente l'orario di uscita ed il tipo di lavoro)

            Cliccare sul pulsante AZZURRO "+" posto in prossimità della strisciata anomala



            Compilare i campi mancanti e salvare cliccando sul pulsante di colore BLU "Salva"



            - 1. Scelta del tipo di lavoro
            - 2. Scelta della data e ora di inizio dell'evento (nel nostro caso pre-impostato perché l'ata aveva passato il badge in ingresso e si è dimenticato di passarlo all'uscita)
            - 3. Scelta della data e dell'ora di uscita (potrebbe essere preimpostato)
            - 4. Se l'evento è da considerarsi valido per l'intera giornata, mettere la spunta 
            - 5. Spuntare se necessaria la registrazione di un'uscita di servizio
            - 6. Ricordarsi di Salvare

            Nota importante: Le guide sopradescritte sono state strutturate per la corretta gestione del personale ATA ma sono applicabile con piena compatibilità alla gestione del personale DOCENTE, tutte le impostazioni possibili per l'ATA sono replicabili per i DOCENTI.

             


            Aggiornati: 11 May 2019 11:46 AM
            È stato di aiuto?  
            Aiutaci a migliorare questo articolo
            0 0