1 - Procedura completa cambio anno

1 - Procedura completa cambio anno

WarningATTENZIONE!!!
Si consiglia fortemente di effettuare il cambio anno per le scuole di ordine infanzia per ultime, cosi da evitare di migrare gli alunni iscritti nella scuola primaria.
La procedura di cambio anno in Nuvola è gestita per scuola, pertanto tale operazione deve essere ripetuta per ogni plesso.

Una volta effettuata la procedura di cambio anno, potrete modificare l'anno di lavoro cliccando sull'attuale anno scolastico presente in alto a destra.

 

OPERAZIONI DA ESEGUIRE NELL'ANNO SCOLASTICO IN CORSO

1a - Verificare inserimento nuove iscrizioni

Il primo passaggio che consigliamo di effettuare consiste nel verificare se sono state importate le nuove iscrizioni dal SIDI, quindi basterà andare dal menù laterale di sinistra su area alunni → iscrizioni.

N.B.: L'importazione delle nuove iscrizioni potrebbe essere già stata fatta, nel caso abbiate già effettuato il cambio dell'anno, in automatico gli alunni saranno migrati nel nuovo anno scolastico, l'unica cosa che occorrerà fare sarà smistarli nelle classi reali.

Se non si dovessero trovate le nuove iscrizioni, sarà necessario scaricarle dal portale Sidi ed importarle in Nuvola, in questa guida vi spiega come procedere 
Per quanto riguarda gli istituti che non hanno le iscrizioni online del Sidi o per le scuole delle infanzie, occorrerà inserirle direttamente nel Sistema, cliccando sul tasto crea nuovo
IMPORTANTE: Nel caso l'istituto usasse il nostro servizio di iscrizioni online per la scuola dell'infanzia, è necessario che la creazione delle anagrafiche da iscrizioni venga effettuato prima di effettuare il cambio dell'anno. In questa guida vi spiega come procedere

 1b - Eseguire il cambio anno

 Per eseguire il cambio anno occorre cliccare nel menù laterale di sinistra su Area Alunni → Cambio anno



Nella schermata di riferimento occorrerà indicare:
- Frazioni Temporali → Controllate se l'impostazione attualmente in uso sarà valida anche per il prossimo anno.
- Tipologia della scuola → Selezionare la tipologia di plesso di riferimento.



Una volta ultimato, potrete spostarvi nell'anno scolastico successivo, dove potrete archiviare le classi non più esistenti o creare le classi di nuova istituzione.

Da considerare che in automatico il sistema vi creerà la classe successiva se non dovesse esistere, ad esempio attuale anno avete solo la 1E, con il cambio dell'anno il sistema creerà in automatico la 2E

OPERAZIONI DA ESEGUIRSI NELL'ANNO SCOLASTICO SUCCESSIVO 

2a - Smistare alunni nelle classi effettive

Gli alunni importati nell'anno precedente verranno migrati in automatico e potrete verificarli andando dal menù di sinistra Area alunni → Iscrizioni
da qui potrete effettuare lo smistamento degli alunni nelle classi effettive, basterà semplicemente selezionarli dall'elenco sottostante ed applicare l'azione di massa "Abbina alunni con classe: 1..."



RICORDIAMO DI RIPETERE L'OPERAZIONE DI SMISTAMENTO PER OGNI CLASSE 

3 - Migrare gli alunni dall'anno scolastico precedente

Dopo avere verificato che tutte le classi siano configurate correttamente, è possibile avviare la migrazione: 

Dal menù principale di sinistra cliccare su Area alunni → Archivi → Classi

 

Dal menù interno di sinistra cliccare su Cambio anno → Migra alunni da anno scolastico precedente



Nella schermata verrà richiesto di selezionare le classi dove effettuare la migrazione degli alunni e premere sul pulsante "Avvia Migrazione".

WarningN.B.: Ricordarsi di selezionare tutte la classi dall'anno di corso 1 fino all'anno di corso finale.
ESEMPIO: Per la scuola Secondaria di I Grado inserire tutte le classi "PRIME", "SECONDE" e "TERZE"


Se la migrazione andrà a buon fine comparirà il messaggio di conferma:


Altrimenti il messaggio con il relativo errore:


In tal caso occorre verificare che sia stato effettuato correttamente il passaggio 3a della guida.

4 - Creazione nuova classe

Nel caso dovesse mancarvi una classe nel nuovo anno scolastico, potrete dal menù sinistro su area alunni → archivi → classi
e in alto cliccare sul tasto crea nuovo




4a - Definire la classe di provenienza degli alunni

Il primo passaggio consiste nell'indicare da quale classe dello scorso anno andare a migrare gli alunni nelle classi dell'anno futuro.

Di base Nuvola va ad impostare per ogni classe i dati "Classi provenienza ammessi" e "Classi provenienza non ammessi", dove verranno indicate le classi dello scorso anno dove andare a prendere gli ammessi e le classi dello scorso anno dove andare a prendere eventuali non ammessi.
Nel caso in cui occorresse modificare le indicazioni di base si potrà per ogni classe cliccare sul pulsante di modifica .


occorre spostarsi nella sezione "Cambio anno" e verificare che:


- Classi del 20xx per alunni del 20xx ammessi → Selezionare la classe da cui devono provenire gli alunni ammessi (ad es. se stiamo modificando la 2A la classe da selezionare è la 1A da cui affluiscono gli alunni).
- Classi del 20xx per alunni del 20xx non ammessi → Selezionare la classe da cui devono provenire gli alunni non ammessi (ad es. se stiamo modificando la 2A la classe da selezionare è la 2A, poiché gli alunni non ammessi della 2A dell'anno precedente rimarranno in 2A dell'anno che si sta avviando).




N.B.: la procedura sopra descritta deve essere svolta per tutte le classi, comprese le prime. Tuttavia per le classi prime bisogna compilare solo il campo: "Classe provenienza non ammessi", lasciando gli altri campi vuoti. Questo perché i non ammessi dell'anno precedente verranno importati, mentre i nuovi alunni saranno importati dalle iscrizioni presenti sul SIDI. 

4b - Indicazione dei corsi e piani di studio predefiniti

Questa operazione è utile in fase di spostamento di un alunno da una classe all'altra o in fase di smistamento dei nuovi iscritti, in quanto permetterà al Sistema di aggiornare in automatico i dati dell'alunno prelevandoli dalle impostazioni predefinite impostate nella classe.

N.B.: IL SEGUENTE PASSAGGIO E' MOLTO IMPORTANTE PER LE SCUOLE SECONDARIE DI PRIMO E SECONDO GRADO

Nella schermata di modifica della classe occorre cliccare nella sezione "Alunni" :
- Corso predefinito → Verrà impostato il corso ministeriale (SOLO SECONDARIE).
- Piano di studio predefinito → Verrà impostato il piano di studio Nuvola.
- Piano di studio ministeriale predefinito → Verrà impostato il piano di studio ministeriale (SOLO SECONDARIE).




5 - Disabilitazione utenze per anno scolastico successivo

Nell'effettuare la procedura di cambio dell'anno scolastico, Nuvola migrerà nell'anno scolastico successivo tutte le anagrafiche docenti e ata attive, quindi tutte quelle anagrafiche per cui non è stata indicata una data di fine lavoro.
Da considerare comunque che se avete già effettuato il cambio dell'anno scolastico per la gestione dei libri di testo, per poter garantire la corretta gestione sia da parte della segreteria che da parte dei docenti, le anagrafiche con una data di fine lavo impostata verranno migrati ugualmente, quindi sarà necessario disabilitarle lavorando direttamente dall'anno scolastico successivo.
Si potrà procedere alla disabilitazione sia prima di effettuare il cambio dell'anno ma anche dopo averlo effettuato.

5a - Disabilitare i docenti prima del cambio dell'anno

Nel cambio anno vengono riportati i docenti senza data di scadenza.

Per velocizzare la procedura di cambio anno è quindi possibile segnalare i docenti che nel prossimo anno scolastico non lavoreranno nella scuola in cui stiamo effettuando il cambio anno.

Per effettuare questa procedura occorre andare da segreteria in Anagrafiche → Docenti.




Selezionare i docenti che non lavoreranno nell'Anno Scolastico Successivo e impostare, usando la relativa azione di massa, la "data scadenza al 31/08/20xx".



In questo caso verranno migrati nell'anno successivo solo i docenti che non hanno una data di scadenza impostata oppure sia settata maggiore al 31/08/20xx.

5b - Disabilitare i docenti dopo aver effettuato il cambio dell'anno

Una volta creato il nuovo anno scolastico, potrete recarvi in anagrafiche → Docenti

Selezionare tutti i docenti che vorrete eliminare dal corrente anno scolastico e tramite l'azione di massa scegliere la voce "Elimina il docente e tutti i suoi insegnamenti"

Tale operazione eliminerà il docente solo dal corrente anno scolastico, in qualsiasi momento sarà possibile recuperarlo dallo storico.

5c - Disabilitare gli ATA  prima del cambio dell'anno

Verificare nelle anagrafiche del personale ATA, se è stata impostata correttamente la data di fine servizio, per gli utenti che il prossimo anno non devono figurare in elenco
Dal menù principale di sinistra, cliccare su Anagrafiche → ATA.



In corrispondenza del personale da non migrare nell'anno scolastico successivo cliccare il tasto arancio di "Modifica".



Nella schermata, clicchiamo sulla sezione "Scuole" e in corrispondenza del corrente anno scolastico impostiamo la "Data di fine lavoro" e salvare.


 

Nel caso in cui si dovesse impostare in maniera massiva la data di scadenza al 31/08, sempre in "Anagrafiche" → "ATA" si potranno selezionare gli ATA di riferimento ed usare l'azione massiva "Imposta data di fine al 31/08/20xx" e cliccare il pulsante "Procedi".



A questo punto sarà possibile effettuare il cambio anno senza portar dietro le anagrafiche impostate in scadenza.

5d - Disabilitare il personale ata dopo aver effettuato il cambio dell'anno

Una volta creato il nuovo anno scolastico, potrete recarvi in anagrafiche → Ata

Selezionare tutto il personale ata che vorrete eliminare dal corrente anno scolastico e tramite l'azione di massa scegliere la voce "Disattiva ATA ed elimina dall'anno scolastico di lavoro"

Tale operazione eliminerà il docente solo dal corrente anno scolastico, in qualsiasi momento sarà possibile recuperarlo dallo storico.

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