1 - Procedura di cambio anno - INFANZIA

1 - Procedura di cambio anno - INFANZIA

La procedura di cambio anno in Nuvola è gestita per scuola. Pertanto i seguenti passaggi devono essere ripetuti per ogni infanzia dell'istituto.

Se si sta configurando Nuvola per la prima volta, terminato il cambio anno continuare con i passi di avvio post cambio anno

 Una volta effettuata la procedura di cambio anno, potrete modificare l'anno di lavoro cliccando sul nome dell'istituto presente in alto a destra

 


OPERAZIONI DA ESEGUIRE NELL' ANNO SCOLASTICO IN CORSO

1a - Controllare i docenti da migrare nell'anno successivo (se la scuola è nuova e quindi non ci sono docenti presenti in elenco saltare la seguente operazione)

Nel cambio anno vengono riportati i docenti senza data di scadenza.

Per velocizzare la procedura di cambio anno è quindi possibile segnalare i docenti che nel prossimo anno scolastico non lavoreranno nella scuola in cui stiamo effettuando il cambio anno.

Per effettuare questa procedura occorre da segreteria andare in Anagrafiche ➜ Docenti.




Selezionare i docenti che non lavoreranno nell'Anno Scolastico Successivo e impostare, usando la relativa azione di massa, "imposta la data di scadenza al 31/08/20xx".



In questo caso verranno migrati nell'anno successivo solo i docenti che non hanno una data di scadenza impostata oppure sia settata maggiore al 31/08/20XX.


1b - Controllare gli ata da importare nell'anno scolastico successivo

Verificare nelle anagrafiche del personale ata, se è stata impostata correttamente la data di fine servizio, per gli utenti che il prossimo anno non devono figurare in elenco
Dal menù principale di sinistra, cliccare su "Anagrafiche" → "ATA".



In corrispondenza del personale da non migrare nell'anno scolastico successivo cliccare il tasto di modifica-



Nella schermata, clicchiamo sulla sezione "Scuole" e in corrispondenza del corrente anno scolastico impostiamo la "Data di fine lavoro" e salvare.


 

Nel caso in cui si dovresse impostare in maniera massiva la data di scadenza al 31/08, sempre in "Anagrafiche" -> "ATA" si potranno selezionare gli ata di riferimento ed usare l'azione massiva "Imposta data di fine al 31/08/20XX" e cliccare il pulsante "Procedi".



A questo punto sarà possibile effettuare il cambio anno senza portar dietro le anagrafiche impostate in scadenza.

1c - Eseguire il cambio anno

 Per eseguire il cambio anno occorre cliccare sul menù laterale di sinistra su "Area Alunni" → "Cambio anno".



Nella schermata di riferimento occorrerà indicare:

-  Classi che saranno utilizzate nel prossimo anno scolastico -> Saranno le aule del prossimo anno, se nell'elenco dovessero mancare delle classi, che dovrebbero essere presenti il prossimo anno, dovranno essere create una volta generato il nuovo anno. Nel caso in cui avete una 2c e manca la 3c, Nuvola crearerà la classe automaticamente, una volta ultimato il processo.
Una volta effettuato il cambio anno sarà possibile trasferirvi gli alunni migrandoli dal corrente Anno Scolastico.
- Frazioni Temporali -> Controllate se l'impostazione attualmente in uso sarà valida anche per il prossimo anno.
- Tipologia della scuola -> Selezionare la tipologia di plesso di riferimento.



Eseguito il controllo sarà possibile, entrando nell'anno successivo, migrare gli alunni, impostare i nuovi docenti e configurare a vostro piacimento il nuovo anno scolastico, come indicato nelle guide sottostanti.

OPERAZIONI DA ESEGUIRSI NELL'ANNO SCOLASTICO SUCCESSIVO 

2 - Verificare inserimento nuove iscrizioni

Il primo passaggio che consigliamo di effettuare direttamente nel nuovo anno scolastico consiste nel verificare se sono state inserite le nuove iscrizioni.

NB: Nel caso in cui siano state già importate occorre effettuare solamente lo smistamento nelle classi reali come indicato nel punto 2b - Smistamento alunni nelle classi effettive

2a - Inserimento manuale nuove iscrizioni Infanzia

Per inserire una nuova iscrizione in manuale occorre andare in "Area alunni" -> "Iscrizioni".



Nella schermata di riferimento occorre posizionarsi nella sezione "Alunni per iscrizioni" e premere sul pulsante "+Crea nuovo".



Effettuare l'inserimento dei dati anagrafici e ricordiamo che:

- Nel campo "Codice SIDI" occorre inserire momentaneamente un codice fittizio LETTERALE.
- Nel campo "Classe" occorre indicare la classe di appoggio per iscrizione "1Nuova".



2b - Smistamento alunni nelle classi effettive

Una volta importati gli alunni, si potrà effettuare lo smistamento nelle classi effettive semplicemente selezionando gli alunni di riferimento di una classe dall'elenco sottostante ed applicare l'azione di massa "Abbina alunni con classe: 1...2


RICORDIAMO DI RIPETERE L'OPERAZIONE DI SMISTAMENTO PER OGNI SEZIONE

3 - Migrare gli alunni dall'anno scolastico precedente

Per importare gli alunni dall'A.S precedente è bene seguire i seguenti passaggi:

3a - Definire la classe di provenienza degli alunni

3b - Avviare l'importazione alunni


3a - Definire la classe di provenienza degli alunni

Il primo passaggio consiste nell'indicare da quale classe dello scorso anno andare a migrare gli alunni nelle classi dell'anno futuro.

Per effettuare questo passaggio occorre nell'anno futura andare in "Area alunni" -> "Archivi" -> "Classi".


Di base Nuvola va ad impostare per ogni classe i dati "Classi provenienza ammessi" e "Classi provenienza non ammessi" dove verranno indicate le classi dello scorso anno dove andare a prendere gli ammessi e le classi dello scorso anno dove andare a prendere eventuali non ammessi.
Nel caso in cui occorresse modificare le indicazioni di base si potrà per ogni classe cliccare sul pulsante di modifica .


Nella schermata di modifica della classe occorre spostarsi nella sezione "Cambio anno" e verificare che:

- Classi del 20XX per alunni del 20XX ammessi ->  Selezionare la classe da cui prendere gli alunni (da modificare solo nel caso in cui nel plesso siano presenti classi specifiche per chi ha 3, 4 o 5 Anni)

(ESEMPIO -> CLASSE 3A alunni di 3 anni, classe 4A alunni di 4 anni, classe 5A alunni di 5 anni -> nella modifica della classe 4A occorrerà indicare nel campo "Classi del 20XX per alunni del 20XX ammessi" gli alunni della 3A dello scorso anno).

- Classi del 20XX per alinni del 20XX non ammessi -> Questo campo si può lasciare vuoto in quanto nell'infanzia non ci sono i non ammessi




N.B La procedura sopra descritta deve essere svolta per tutte le classi comprese le prime. Tuttavia per le classi prime bisogna compilare solo il campo: "Classe provenienza non ammessi" lasciando gli altri campi vuoti. Questo perchè nell'infanzia non sono presenti alunni non ammessi.

3b - Avviare la migrazione degli alunni dell'anno scolastico precedente

Dopo avere verificato che tutte le classi siano configurate correttamente, è possibile avviare la migrazione: 

Dal menù principale di sinistra cliccare su "Area alunni" → "Archivi" → "Classi".

 

Dal menù interno di sinistra cliccare su "Cambio anno" → "Migra alunni da anno scolastico precedente".



Nella schermata verrà richiesto di selezionare le classi dove effettuare la migrazione degli alunni e premere sul pulsante "Avvia Migrazione".

N.B. Ricordarsi di selezionare tutte la classi dall'anno di corso 1 fino all'anno di corso finale 
ESEMPIO: Per la scuola secondaria di I grado inserire tutte le classi "PRIME", "SECONDE" e "TERZE"


Se la migrazione andrà a buon fine comparirà il messaggio di conferma:


Altrimenti il messaggio con il relativo errore:


 

3c - Eliminare gli alunni iscritti alla primaria

Una volta effettuata la migrazione degli alunni dall'anno precedente, potrebbe essere stati migrati anche alcuni alunni che sono passati alla primaria.

In questo caso dal menù principale di sinistra cliccare su Anagrafiche → Alunni 


Selezionare sulla sinistra gli alunni da togliere (è consigliabile effettuare un ordinamento per data di nascita cliccando sulla relativa intestazione nella tabella così come mostrato nell'immagine). Quindi utilizzare l'azione di massa in alto a destra "Elimina"



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