Gestione messe a disposizione (MAD)
La catalogazione potrebbe variare in base alla necessità di PROTOCOLLARE o NON PROTOCOLLARE le MAD, l'elemento in comune è l'archiviazione nella cartella "MESSE A DISPOSIZIONE" che, tramite l'uso di un'apposita spunta, nasconderà i documenti dalle tendine e farà in modo di renderli visibili soltanto dall'archivio storico o dalla cartella specifica (se protocollati anche dal registro di protocollo)
CREAZIONE DELLA CARTELLA "MAD"
Dal menu laterale posizionarsi alla voce "Gestione documentale protocollo" -> "Cartelle"
nel menù delle cartelle, cliccare sul pulsante blu "crea nuovo"
nella creazione valorizzare il campo nome con la dicitura "MESSE A DISPOSIZIONE", il campo periodo temporale al valore "ANNO SCOLASTICO" e ricordarsi di valorizzare la spunta "Mostra documenti della cartella solo negli elenchi per cartella?" la quale consentirà ai documenti di essere reperibili solo all'interno della cartella e nell'archivio storico.
Salvare le modifiche.
N.B.: Nel caso in cui si crei la cartella senza mettere la spunta, sarà possibile in un secondo momento valorizzarla, la funzione è reversibile in forma illimitata.
Posizionarsi al percorso "Documenti" -> "Da smistare"
Selezionare le messe a disposizione da conservare nella cartellina dedicata e successivamente selezionare la voce "Smista documenti" dal menu per le azioni di massa
All'interno della funzione selezionare nuovamente tutti i documenti e smistare a piacimento per quanto riguarda tutti i campi, fatta eccezione delle cartelle dove si dovrà selezionare la voce "MESSE A DISPOSIZIONE"; è possibile associare tutti gli elementi alla cartella con un singolo clicl, usando al funzione "Applica ai selezionati"
Terminata la selezione dei campi desiderati, ed accertato che tutti i documenti siano correttamente smistati, salvare le modifiche.
Posizionarsi al percorso "Documenti" -> "Da smistare"
Selezionare le messe a disposizione da conservare nella cartellina dedicata e successivamente selezionare la voce "Smista documenti e protocolla nel REGISTRO PROTOCOLLO" dal menu per le azioni di massa
All'interno della funzione dovremo nuovamente selezionare tutti i documenti ed apporre la spunta per la protocollazione (2), selezionare il titolario corretto (1) e la cartella "MESSE A DISPOSIZIONE" (3) (è possibile impostare tali campi massivamente usando la funzione "applica ai selezionati"); per tutti gli altri campi, aree comprese, l'associazione è a discrezione dell'operatore.
Terminata la selezione dei campi desiderati, ed accertato che tutti i documenti siano correttamente smistati, salvare le modifiche.
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