La prima fase preparatoria è quella di individuare tutti i servizi che dovranno concorrere alla produzione del TFR.
Aiutandosi con la stampa dello STATO MATRICOLARE COMPLETO (prelevabile dal SIDI) dovremo verificare qual è stato il primo servizio utile.
Questo servizio di partenza può non coincidere con l'immissione in ruolo del dipendente, ma potrebbe essere un servizio annuale o supplenza di diversi anni prima dopo il quale non ci sono state più interruzioni.
L’obiettivo è che in Nuvola ci siano tutti i servizi di cui abbiamo bisogno, andando eventualmente a creare i servizi mancanti.
N.B. Non è necessario che tutti i dati del servizio siano compilati, basta che ci sia la data di inizio e fine, il codice sede servizio ed il numero di ore settimanali.
Possiamo verificare i servizi presenti in Nuvola dalla voce del menù  SERVIZI → SERVIZI ATA o DOCENTE → Filtriamo la visuale tramite il cognome e nome del dipendente.

Il documento STATO MATRICOLARE COMPLETO, indispensabile alleato dell’intera procedura, ci indica anche se il dipendente ha cominciato a lavorare part-time e poi ha cambiato tornando full time, oppure se il dipendente ha cambiato qualifica nel corso degli anni, quindi questa prima fase di indagine storica deve essere molto accurata, facendo particolare attenzione alle Ore Settimanali dei vari servizi e alla Qualifica del contratto di quei servizi.
Quando tutti i servizi del dipendente sono presenti e corretti, non ci resta che valorizzare il campo CAUSA CESSAZIONE SERVIZIO nell’ultimo servizio prestato: il campo lo troviamo entrando nel tasto giallo di modifica  del servizio stesso 

Terminato il lavoro sui servizi ci spostiamo nella scheda anagrafica del dipendente dove , oltre ai normali dati anagrafici (cognome, nome, indirizzo...), dovremo valorizzare la MODALITA’ DI RISCOSSIONE DEL TFR e il CODICE IBAN:

Questi 2 campi si trovano entrando nel tasto giallo di modifica  di un dipendente nella scheda DATI RETRIBUZIONE.

L’ultima delle fasi preparatorie per la produzione del TFR è l’inserimento dell' ANZIANITÀ DI SERVIZIO

Quest’ultima si inserisce sempre all’interno dell' anagrafica del dipendente , però nella scheda DATI TFR:
Andiamo a vedere nel dettaglio come fare:

Sotto la voce ANZIANITÀ DI SERVIZIO troviamo un tasto per creare le varie righe.
Nel campo DATA della prima riga andremo ad inserire la data di inizio del primo servizio utile al TFR, nelle successive righe andremo poi ad inserire le date di tutti gli altri scatti conquistati dal dipendete; mentre per quanto riguarda la CLASSE STIPENDIALE bisogna indicare in quale fascia si trovava il dipendente in quel giorno.

Per reperire tutte queste informazioni dobbiamo interpellare nuovamente lo STATO MATRICOLARE COMPLETO.

Nelle ultime pagine dello STATO MATRICOLARE c’è la sezione POSIZIONI GIURIDICO-ECONOMICHE , dobbiamo andare a cercare la riga nella quale ricade l’inizio del nostro TFR, per leggerne la POSIZIONE.

Se l’inizio del nostro TFR è precedente alla date descritte nelle POSIZIONI GIURIDICO-ECONOMICHE dello stato matricolare, magari perché erano servizi pre-ruolo, allora sappiamo per certo che la posizione è di ANNI 0 (zero).
Una volta individuata la posizione dobbiamo andare ad inserire la CLASSE STIPENDIALE corrispondente, ma nello stato matricolare la posizione è indicata con un singolo numero e non con un intervallo: per esempio si trova scritto 9 e non 9-14, oppure è scritto 28 e non 28-34  Come fare ad individuare la CLASSE STIPENDIALE corrispondente la POSIZIONE?
La fasce di anzianità differiscono infatti sia per Qualifica del dipendente (Collaboratore scolastico, docente scuola primaria…) sia per Periodo di Tempo (prima del 2016 esisteva la fascia 3-8 anni, da gennaio 2016 esiste solo la fascia 0-8). A tal fine abbiamo reso disponibili in Nuvola, dalla pagina TFR1 Docente e TFR1 ATA le tabelle stipendiali in formato Excel.
Consultando questo file si può capire a quale CLASSE STIPENDIALE presente in Nuvola, corrisponde la POSIZIONE dello stato matricolare per quel determinato dipendente in quello specifico periodo.
N.B. Nel file Excel vanno utilizzati i filtri presenti nella prima riga per vedere solamente la Qualifica di personale che ci interessa. 

Nella lista ci sono molte altre fasce disponibili ma fanno riferimento agli avanzamenti biennali negli anni 90 e sono inserite per completezza. Quindi se il mio dipendente ha POSIZIONE 9, al 99% la fascia da scegliere è 9-14. Se si è in dubbio controllare il file excel disponibile al download dalla pagina TFR1 Docente e TFR1 ATA.

Inserita la nostra prima fascia di anzianità, torniamo nello stato matricolare e scendiamo verso il basso finché non incontriamo una variazione della POSIZIONE; quando la posizione cambia ci appuntiamo DATA e POSIZIONE e torniamo in Nuvola ad inserirla, creando tutte le righe necessarie.

IMPORTANTE!!! Se il dipendente si trova ancora nella fascia 0-2  oppure 3-8  alla data del 01/01/2016, allora sarà necessario aggiungere la fascia 0-8 con data 01/01/2016, poichè le fasce precedenti cessano di esistere. Esempio: 

01/09/2012  0-2

01/09/2015  3-8

Sempre nella scheda DATI TFR dell'anagrafica del dipendente, ma solo per il personale ATA, è presente un’altra sezione dedicata alla POSIZIONE ECONOMICA (prima o seconda). Il sistema è simile alle fasce stipendiali: bisogna inserire la data nella quale il dipendente ha conquistato una posizione economica e bisogna inserire a quanto ammonta la retribuzione di questa, leggendolo come sempre nello stato matricolare completo tra le posizioni giuridico-economiche.
Si possono aggiungere altre righe se il dipendente conquista una nuova posizione economica oppure se quest'ultima varia importo.

Ora che abbiamo i Servizi, l'IBAN, la modalità di riscossione e le fasce di anzianità possiamo produrre il TFR

Per produrre il TFR ci basta andare in Menù di sinistra → TFR → Servizi ATA/Docente TFR1 T.I. → selezionare tutti i servizi utili al TFR del dipendente → usare l’azione di massa Genera TFR1.

- Nel caso in cui il dipendente abbia aderito ad un fondo pensionistico (es. ESPERO) , il nome del fondo e la data di adesione andranno inseriti nella scheda DATI TFR dell'anagrafica del dipendente. Se si volesse far partire il TFR dalla data di adesione al fondo, bisognerà "tagliare" il servizio di quell'anno così da avere un servizio con la data di inizio desiderata.

- Nel caso in cui il dipendente fosse deceduto, la data del decesso va inserita nella scheda Anagrafica del dipendente, nella prima pagina in fondo. Andranno poi inseriti gli eredi nel "nucleo familiare" con l'apposita spunta Beneficiario TFR . L'Iban inserito dovrà essere quello dell'erede. Qualora fosse deceduto durante lo svolgimento del servizio, bisognerà revocare il contratto. La revoca cambierà automaticamente la fine del servizio e valorizzerà l'informazione presente nel TFR denominata "L'iscritto è deceduto in attività di servizio"

- Non è possibile produrre TFS

- Non è possibile inviare al SIDI flussi di TFR a tempo indeterminato, poichè il SIDI non li accetta e l'esito sarà sempre negativo.