Gestione messe a disposizione (MAD)
La catalogazione potrebbe variare in base alla necessità di PROTOCOLLARE o NON PROTOCOLLARE le MAD, l'elemento in comune è l'archiviazione nella cartella "MESSE A DISPOSIZIONE" che, tramite l'uso di un'apposita spunta, nasconderà i documenti dalle tendine e farà in modo di renderli visibili soltanto dall'archivio storico o dalla cartella specifica (se protocollati anche dal registro di protocollo)
CREAZIONE DELLA CARTELLA "MAD"
Dal menu laterale posizionarsi alla voce "Gestione documentale protocollo" -> "Cartelle"
nel menù delle cartelle, cliccare sul pulsante blu "crea nuovo"
nella creazione valorizzare il campo nome con la dicitura "MESSE A DISPOSIZIONE", il campo periodo temporale al valore "ANNO SCOLASTICO" e ricordarsi di valorizzare la spunta "Mostra documenti della cartella solo negli elenchi per cartella?" la quale consentirà ai documenti di essere reperibili solo all'interno della cartella e nell'archivio storico.
Salvare le modifiche.
N.B.: Nel caso in cui si crei la cartella senza mettere la spunta, sarà possibile in un secondo momento valorizzarla, la funzione è reversibile in forma illimitata.
Posizionarsi al percorso "Documenti" -> "Da smistare"
Selezionare le messe a disposizione da conservare nella cartellina dedicata e successivamente selezionare la voce "Smista documenti" dal menu per le azioni di massa
All'interno della funzione selezionare nuovamente tutti i documenti e smistare a piacimento per quanto riguarda tutti i campi, fatta eccezione delle cartelle dove si dovrà selezionare la voce "MESSE A DISPOSIZIONE"; è possibile associare tutti gli elementi alla cartella con un singolo clicl, usando al funzione "Applica ai selezionati"
Terminata la selezione dei campi desiderati, ed accertato che tutti i documenti siano correttamente smistati, salvare le modifiche.
Posizionarsi al percorso "Documenti" -> "Da smistare"
Selezionare le messe a disposizione da conservare nella cartellina dedicata e successivamente selezionare la voce "Smista documenti e protocolla nel REGISTRO PROTOCOLLO" dal menu per le azioni di massa
All'interno della funzione dovremo nuovamente selezionare tutti i documenti ed apporre la spunta per la protocollazione (2), selezionare il titolario corretto (1) e la cartella "MESSE A DISPOSIZIONE" (3) (è possibile impostare tali campi massivamente usando la funzione "applica ai selezionati"); per tutti gli altri campi, aree comprese, l'associazione è a discrezione dell'operatore.
Terminata la selezione dei campi desiderati, ed accertato che tutti i documenti siano correttamente smistati, salvare le modifiche.
Related Articles
Impostazione frazioni temporali per MAD
In questa guida vi illustreremo come poter impostare il periodo temporale in cui la sezione MAD sia disponibile per ATA e Docenti. 1) Accedere con le credenziali di segreteria nella sezione di amministrazione digitale 2) dal menù principale di ...Configurazione Amministrazione digitale per MAD
Per poter configurare correttamente l'utilizzo delle MAD nell'Amministrazione Digitale di Nuvola, occorre effettuare i seguenti passaggi: 1 - CONFIGURAZIONE CARTELLA MAD Il primo passaggio da effettuare è impostare la visibilità delle MAD ...Risposta massiva alle MAD arrivate, erroneamente, tramite mail
In questa guida analizzeremo come inviare massivamente, via e-mail, la comunicazione per indicare il link per la compilazione delle MAD, tramite form on line sul sito. Al fine del corretto smistamento in una area di lavoro e catalogazione delle mail ...Verificare e aggiornare il codice AOO
L'AOO, o anche, Area Organizzativa Omogenea, rappresenta quell’insieme di uffici che si caratterizzano per la gestione coordinata e unitaria della documentazione, al fine di svolgere la loro funzione o attività, in breve l’AOO è un raggruppamento di ...Tipologie: impostare criteri di catalogazione automatica
Tra i vari elementi di catalogazione in Nuvola è possibile fruire anche delle Tipologie, queste ultime consentono di preimpostare alcuni parametri del documento in maniera automatica sia in fase di creazione che di semplice catalogazione (es. ...