Madisoft S.p.A.
            Centro assistenza Nuvola Amministrazione digitale Generale

            Gestione messe a disposizione (MAD)

            Nello smistamento delle messe a disposizione le modalità operative sono diverse e tutte valide, tuttavia consigliamo di gestirne la catalogazione e lo smistamento seguendo dei criteri di "non visualizzazione" dei documenti, al fine di evitare confusione e "sporcizia" nelle schermate di posta.

            La catalogazione potrebbe variare in base alla necessità di PROTOCOLLARE o NON PROTOCOLLARE le MAD, l'elemento in comune è l'archiviazione nella cartella "MESSE A DISPOSIZIONE" che, tramite l'uso di un'apposita spunta, nasconderà i documenti dalle tendine e farà in modo di renderli visibili soltanto dall'archivio storico o dalla cartella specifica (se protocollati anche dal registro di protocollo)

            CREAZIONE DELLA CARTELLA "MAD"

            Dal menu laterale posizionarsi alla voce "Gestione documentale protocollo" -> "Cartelle"


            nel menù delle cartelle, cliccare sul pulsante blu "crea nuovo"


            nella creazione valorizzare il campo nome con la dicitura "MESSE A DISPOSIZIONE", il campo periodo temporale al valore "ANNO SCOLASTICO" e ricordarsi di valorizzare la spunta "Mostra documenti della cartella solo negli elenchi per cartella?" la quale consentirà ai documenti di essere reperibili solo all'interno della cartella e nell'archivio storico.


            Salvare le modifiche.

            N.B.: Nel caso in cui si crei la cartella senza mettere la spunta, sarà possibile in un secondo momento valorizzarla, la funzione è reversibile in forma illimitata.


            ARCHIVIAZIONE SENZA PROTOCOLLAZIONE

            Posizionarsi al percorso "Documenti" -> "Da smistare"


            Selezionare le messe a disposizione da conservare nella cartellina dedicata e successivamente selezionare la voce "Smista documenti" dal menu per le azioni di massa


            All'interno della funzione selezionare nuovamente tutti i documenti e smistare a piacimento per quanto riguarda tutti i campi, fatta eccezione delle cartelle dove si dovrà selezionare la voce "MESSE A DISPOSIZIONE"; è possibile associare tutti gli elementi alla cartella con un singolo clicl, usando al funzione "Applica ai selezionati"


            Terminata la selezione dei campi desiderati, ed accertato che tutti i documenti siano correttamente smistati, salvare le modifiche.



            ARCHIVIAZIONE CON PROTOCOLLAZIONE

            Posizionarsi al percorso "Documenti" -> "Da smistare"


            Selezionare le messe a disposizione da conservare nella cartellina dedicata e successivamente selezionare la voce "Smista documenti e protocolla nel REGISTRO PROTOCOLLO" dal menu per le azioni di massa


            All'interno della funzione dovremo nuovamente selezionare tutti i documenti ed apporre la spunta per la protocollazione (2), selezionare il titolario corretto (1) e la cartella "MESSE A DISPOSIZIONE" (3) (è possibile impostare tali campi massivamente usando la funzione "applica ai selezionati"); per tutti gli altri campi, aree comprese, l'associazione è a discrezione dell'operatore.


            Terminata la selezione dei campi desiderati, ed accertato che tutti i documenti siano correttamente smistati, salvare le modifiche.


             


            Aggiornati: 11 May 2019 11:21 AM
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