Protocollare un documento

Per protocollare un nuovo documento in uscita occorre effettuare i seguenti passaggi:

1. Premere su uno dei pulsanti "+ENT", "+USC" o "+INT" presenti nella barra orizzontale in alto a sinistra per avviare l'inserimento di un documento rispettivamente in Entrata, in Uscita o Interno

2. Nella sezione "Documento - Dati obbligatori" occorre inserire le seguenti informazioni:

    - Direzione del documento (già preimpostato in base al pulsante scelto nel punto precedente)

    - Mezzo di provenienza

    - Oggetto del documento

    - Mittente: nel caso in cui si stia gestendo un documento in entrata

    - Destinatario o Destinatari gruppi: nel caso in cui si stia gestendo un documento in uscita

N.B.: per quanto riguarda i documenti Interni, Nuvola non obbligherà l'inserimento né di un mittente né di un destinatario.

3. Nella sezione "Aree ed allegati", si ha la possibilità di inserire:

     - Una o più aree in cui smistare il documento

     - Uno o più allegati relativi al documento

     - La segnatura di protocollo da apporre nel relativo allegato

4. Nella sezione "Protocollo e registri", cliccando sul pulsante , occorre inserire le seguenti informazioni:

      - Registro di riferimento per il documento in questione

      - Inserire la spunta su "Protocolla?" qualora si volesse utilizzare un numero di registro.

      - Voce del titolario

5. Per terminare la procedura cliccare sul pulsante  e comparirà il messaggio di avvenuta creazione.

Nella scheda "Documenti - Dati obbligatori" è possibile, come mostrato in figura, impostare immediatamente una tipologia documentaria

La tipologia è il terzo livello del massimario di scarto, un documento pubblicato dal Ministero dell'Istruzione per definire i tempi di conservazione dei documenti.

Essendo la tipologia il sottolivello del titolario, impostandone una dal menù a tendina, Nuvola ci chiederà se vogliamo aggiornare il documento con le impostazioni della tipologia scelta

Cliccando sul tasto blu "Sì, aggiorna i campi" Nuvola assocerà automaticamente nella scheda "Protocollo e registri" il titolario corrispondente alla tipologia scelta e di conseguenza protocollerà immediatamente il documento, come visto nel punto 4 della guida.

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