Tra le funzionalità più importanti di Nuvola - Amministrazione Digitale, abbiamo la possibilità di ricevere nella nostra piattaforma tutte le email in arrivo nelle diverse caselle di posta del vostro istituto. 

Avrete così la possibilità di visionare e lavorare direttamente in un'unica finestra di lavoro tutte le email che il vostro istituto riceve quotidianamente (senza quindi la necessità di controllare ogni giorno le diverse caselle di posta per verificare la corrispondenza in arrivo).

Oltre alla ricezione, Nuvola permette anche l'invio delle email.

Le email che saranno inviate tramite il nostro programma di Amministrazione Digitale, per il destinatario risulteranno inviate direttamente da una delle vostre caselle di posta.

In questa guida vedremo come utilizzare Nuvola per rispondere ad una email ricevuta (o inoltrarla ad un altro destinatario) senza protocollare la nostra comunicazione, oppure come inviare una email partendo da un documento in uscita che abbiamo creato e protocollato.

Rispondere ad una mail ricevuta

Abbiamo già illustrato come scaricare in Nuvola la posta in arrivo.

Se si vuole rispondere direttamente ad una email ricevuta senza protocollare la comunicazione, sarà sufficiente cliccare sull'icona verde "Vai alla posta in uscita per il documento" in corrispondenza del documento a cui si vuole rispondere.

Nella schermata successiva sarà possibile decidere se inoltrare l'email ad un destinatario (pulsante "Inoltra") o rispondere a chi ci ha scritto (pulsante "Rispondi").

Nella pagina di invio del documento, si avranno i seguenti campi:

 - Oggetto: di default viene riportato l'oggetto del documento in entrata ricevuto, a cui si sta rispondendo (si avrà comunque la possibilità di personalizzare questo campo)

 - Allegati: dove potrà essere inserito l'allegato ricevuto nella email in entrata (ricordiamo che Nuvola esporta automaticamente in PDF il testo della email ricevuta) - Se si è protocollato l'allegato nella comunicazione in entrata, l'allegato che verrà inviato in automatico sarà quello segnato digitalmente con il numero di protocollo.

 - Destinatario: selezionando la funzione di risposta, viene preinserito come destinatario del messaggio il mittente della email ricevuta; se si seleziona l'inoltro della comunicazione, il campo destinatario sarà da compilare

 - Mezzo invio: nel menù a tendina si potrà selezionare il tipo di invio (tra EMAIL e PEC), a seconda della email del destinatario

 - Messaggio: dove inserire il testo della comunicazione email che si sta inviando

Compilati i campi evidenziati, si potrà procedere ad inviare l'email (cliccando sul pulsante "Invia come @@indirizzo email@@") oppure salvare il messaggio come bozza.

N.B.: Se nell'invio del documento non appare il pulsante "Invia come @@indirizzo email@@", controllare, nel profilo dell'utente che sta lavorando il documento, che lo stesso sia abilitato all'invio della posta (per maggiori informazioni sulla configurazione degli utenti).

Il documento inviato in risposta ad una email, potrà essere controllato in Nuvola nella sezione Documenti → Posta in uscita.

In corrispondenza della casella "Stato", si potrà anche verificare lo stato di invio.

Inizialmente lo stato di invio sarà "In Invio", lo stato si aggiornerà in "Inviato" non appena la comunicazione risulterà inviata dalla casella di posta.

Inviare un documento in uscita via mail

Se invece di rispondere ad un mittente si vuole creare un documento in uscita e poi inviarlo via email ad un destinatario, recarsi sulla barra di lavoro di Amministrazione Digitale e sulla destra si troverà il pulsante di creazione rapida "+ USC".

Per inviare il documento via email, sarà prima necessario crearlo (eventualmente protocollandolo), per essere poi inviato ad un destinatario.

Dopo aver cliccato sul pulsante "+ USC", si aprirà una pagina per la creazione di un nuovo documento.

La pagina di lavoro sarà identica a quella già vista per protocollare le email in entrata.

Saranno presenti le stesse sezioni: 

 - Documento: dove si potranno completare le informazioni riguardo il "Mezzo di provenienza / invio" ed inserire un "Oggetto".

Nel campo "Destinatario" si potrà selezionare uno degli utenti già censiti nell'anagrafica o inserire un nuovo nome tramite il pulsante "+"

- Aree ed allegati: indicare l'area di competenza del documento (ad esempio l'area "Personale").

Negli "Allegati" si potranno inserire gli allegati, che potranno essere protocollati spuntando la voce "Applica segnatura?"

- Protocollo e registri: per protocollare il documento in uscita che si sta creando, selezionare il registro (ad esempio "Registro Protocollo"), spuntare la casellina "Protocolla nel registro?" e scegliere il "Titolario categoria"

- Catalogazione: permetterà l'archiviazione dei documenti in cartelle, pratiche e fascicoli.

- Attività e stato: accenniamo solo che tramite le "Attività" sarà possibile assegnare le attività da svolgere ed nel campo "Responsabile" assegnare il responsabile della pratica.

- Varie: nel campo "Documento Nuvola di riferimento" si potrà selezionare uno o più documenti preesistenti in Nuvola, ai quali collegare il documento in uscita che si sta creando.

Per trovare il documento in uscita creato, è possibile cercarlo nell'area di lavoro dove è stato inserito (ad esempio l'area "Personale") o nel "Registro Protocollo" (visto che è stato anche protocollato).

Individuato il documento in uscita che si vuole inviare tramite email, premere il pulsante verde con l'icona della busta da lettere "Vai alla posta in uscita per il documento".

Nella successiva schermata cliccare sul pulsante "+ Crea e-mail".

Nuvola precompilerà i campi "Oggetto", "Destinatario" e "Mezzo di invio", in precedenza indicati quando si è creato il documento in uscita.

Nella sezione "Allegati" si potrà selezionare il file già protocollato nel documento in uscita e nel campo "Messaggio" si potrà scrivere un testo.

A questo punto non resta che far partire il messaggio con il tasto "Invia come", o salvare il messaggio come bozza. 

Il documento inviato via email attraverso Nuvola potrà essere controllato nella sezione Documenti → Posta in uscita, dove si potrà anche verificare lo stato di invio.