PREMESSA

1 - RISPONDERE AD UNA EMAIL RICEVUTA

2 - INVIARE UNA EMAIL IN USCITA

PREMESSA

Tra le funzionalità più importanti di Nuvola - Amministrazione Digitale, abbiamo la possibilità di ricevere nella nostra piattaforma tutte le email in arrivo nelle diverse caselle di posta del vostro istituto. 

Avrete così la possibilità di visionare e lavorare direttamente in un'unica finestra di lavoro tutte le email che il vostro istituto riceve quotidianamente (senza quindi la necessità di controllare ogni giorno le diverse caselle di posta per verificare la corrispondenza in arrivo).

Oltre la ricezione, Nuvola permette anche l'invio delle email.

Le email che saranno inviate tramite il nostro programma di Amministrazione Digitale, per il destinatario risulteranno inviate direttamente da una delle vostre caselle di posta.

In questa guida vedremo come utilizzare Nuvola per rispondere ad una email ricevuta (o inoltrarla ad un altro destinatario) senza protocollare la nostra comunicazione, oppure come inviare una email partendo da un documento in uscita che abbiamo creato e protocollato.

Andiamo a vedere nel dettaglio queste due possibilità di invio della corrispondenza attraverso il nostro programma.

1 - RISPONDERE AD UNA EMAIL RICEVUTA

Abbiamo già illustrato come scaricare in Nuvola la posta in arrivo.

Se vogliamo rispondere direttamente ad una email ricevuta senza protocollare la nostra comunicazione, sarà sufficiente cliccare sull'icona verde "Vai alla posta in uscita per il documento" in corrispondenza del documento a cui si vuole rispondere.

Nella schermata successiva potremo decidere se inoltrare l'email ad un destinatario (pulsante "+ Inoltra") o rispondere a chi ci ha scritto (pulsante "+ Rispondi").

Nella pagina di invio del documento, avremo i seguenti campi:

• Oggetto - di default viene riportato l'oggetto del documento in entrata ricevuto a cui si sta rispondendo (avrete comunque la possibilità di personalizzare questo campo).

• Allegati - dove potrà essere inserito l'allegato ricevuto nella email in entrata (ricordiamo che Nuvola esporta automaticamente in PDF il testo della email ricevuta).

Se si è protocollato l'allegato nella comunicazione in entrata, l'allegato che verrà in automatico inviato sarà quello segnato digitalmente con il numero di protocollo.

• Destinatario - seleziondo la funzione di risposta viene preinserito come destinatario del messaggio il mittente della email ricevuta; se si seleziona l'inoltro della comunicazione il campo destinatario sarà da compilare.

• Mezzo invio - nel menu a tendina si potrà selezionare il tipo di invio (tra EMAIL e PEC), a seconda della email del destinatario.  

• Messaggio - dove inserire il testo della comunicazione email che stiamo inviando.

Compilati i campi evidenziati, si potrà procedere ad inviare l'email (cliccando sul pulsante "Invia come @@indirizzo email@@") oppure salvare il messaggio come bozza.

N.B. Se nell'invio del documento non appare il pulsante "Invia come @@indirizzo email@@", controllare nel profilo dell'utente che sta lavorando il documento che lo stesso sia abilitato all'invio della posta (per maggiori informazioni sulla configurazione degli utenti).

Il documento inviato in risposta ad una email, potrà essere controllato in Nuvola nella sezione Documenti → Posta in uscita.

In corrispondenza della casella "Stato", potremo anche verificare lo stato di invio.

Inizialmente lo stato di invio sarà "inInvio" e lo stato si aggiornerà in "inviato" non appena la comunicazione risulterà inviata dalla casella di posta.

Cliccando il tasto verde, visualizzerà il dettaglio dell'invio per il o i destinatari.

2 - INVIARE UNA EMAIL IN USCITA

Se invece di rispondere ad un mittente vogliamo creare un documento in uscita e poi inviarlo via email ad un destinatario, rechiamoci sulla barra di lavoro di Amministrazione Digitale e sulla destra troveremo il pulsante di creazione rapida + USC.

Per inviare il documento via email, sarà prima necessario crearlo (eventualmente protocollandolo) e poi lo invieremo via email ad un destinatario.

Dopo aver cliccato sul pulsante "+ USC", si aprirà una pagina per la creazione di un nuovo documento.

La pagina di lavoro sarà identica a quella già vista quando abbiamo protocollato le email in entrata.

Saranno presenti le stesse sezioni: 

• Documento - Dove potremo completare le informazioni riguardo il "Mezzo di provenienza / invio" ed inserire un "Oggetto". 

Nel campo "Destinatario" potremo selezionare uno degli utenti già censeti nell'anagrafica o inserire un nuovo nome tramite il pulsante "+". 

• Aree ed allegati - Indicare l'area di competenza del documento (ad esempio l'area "PERSONALE"). 

Negli "Allegati" si potranno inserire gli allegati e che potranno essere protocollati spuntando la voce "Applica segnatura ?".

• Protocollo e registri - Per protocollare il documento in uscita che stiamo creando, seleziamo il registro (ad esempio REGISTRO PROTOCOLLO), spuntiamo la casellina "Protocolla nel registro ?" e scegliamo il "Titolario categoria".

• Catalogazione - Permetterà l'archiviazione dei documenti in cartelle, pratiche e fascicoli.

• Attività e stato - Accenniamo solo che tramite le "Attività" sarà possibile assegnare attività da svolgere ed nel campo "Responsabile" il responsabile della pratica.

• Varie - Nel campo "Documento Nuvola di riferimento" si potrà selezionare uno o più documenti preesistenti in Nuvola, ai quali collegare il documento in uscita che stiamo creando.

IMPORTANTE. Il campo "Creazione allegato da testo" permette di scrivere direttamente nel programma Nuvola un testo che potrà essere aggiunto come allegato al documento che stiamo creando.

Il poter scrivere un testo da allegare al documento, utilizzando direttamente Nuvola, ci permette di creare rapidamente una comunicazione che accompagnerà il nostro documento in uscita.

Se creiamo il testo selezionando "Crea allegato pdf" potremo poi protocollare il testo creato, come possiamo protocollare i normali file pdf allegati al documento. 

Per creare questo testo dalla sezione "Varie", compilare il form e poi procedere a salvare con il tasto "Crea allegato pdf".

Come anticipato, se vogliamo che sia protocollato anche questo testo che abbiamo creato, recarsi nella sezione "Aree ed allegati" e procedere alla spunta sotto la voce "Applica segnatura ?" in corrispondenza del documento di testo creato.

Creato il nostro documento in uscita, che abbiamo anche protocollato, si può procedere ad inviarlo via email.

Per trovare il documento in uscita creato, possiamo cercarlo nell'area di lavoro dove lo abbiamo inserito (ad esempio l'area "PERSONALE") o nel "REGISTRO PROTOCOLLO" (visto che lo abbiamo anche protocollato).

Individuato il documento in uscita che si vuole inviare tramite email premere il pulsante verde con l'icona della busta da lettere, "Vai alla posta in uscita per il documento".

Nella successiva schermata cliccare sul pulsante "+ Crea email".

Nuvola precompilerà i campi "Oggetto", "Destinatario" e "Mezzo di invio", in precedenza indicati quando si è creato il documento in uscita.

Nella sezione "Allegati" si potrà selezionare il file già protocollato nel documento in uscita e nel campo "Messaggio" si potrà scrivere un testo.

• SCELTA INDIRIZZO MAIL DI DESTINAZIONE
  

In fase di invio mail sarà possibile scegliere a quale indirizzo mail spedire il messaggio:

A fianco del nome del  destinatario verranno mostrati i vari indirizzi:

Nel menù a tendina "Mezzo invio" andremo a scegliere l'indirizzo:

A questo punto non resta che far partire il messaggio con il tasto "Invia come", o salvare il messaggio come bozza.

Il documento inviato via email attraverso Nuvola potrà essere controllato nella sezione Documenti → Posta in uscita, dove potremo anche verificare lo stato di invio.