Gestione dei documenti Personalizzati

DOCUMENTI PERSONALIZZATI

Per lavorare alla gestione dei DOCUMENTI PERSONALIZZATI degli scrutini occorre innanzitutto posizionarsi in:
1) Segreteria

2) Area alunni e didattica

3) Scegliere il plesso dove si vuole lavorare

4) Nel menù di sinistra cliccare la voce Scrutini

5) In questa pagina è presente la lista dei vari scrutini creati per il plesso scelto

6) Per lo scrutinio d'interesse cliccare il tasto "DOCUMENTI PERSONALIZZATI". 

1 - Gestione documenti personalizzati

Per la gestione dei documenti si lavora con il software WORD, salvando sempre i nostri file lavorati nel formato previsto DOCX (Documento word).

Oltre all'impostazione testuale, è possibile per Nuvola riportare nei documenti elementi compilati nello scrutinio, o riportare automaticamente i dati dell'istituto, utilizzando i campi di stampa unione.

I campi di stampa unione utilizzabili sono indicati nelle seguenti sotto guide:

- Elenco dei Campi di Stampa Unione utilizzabili in Nuvola

- Elenco dei campi di stampa unione aggregati per area alunni

- Elenco dei campi di stampa unione utilizzabili per lo scrutinio

- Elenco dei campi di stampa unione aggregati per lo scrutinio

Se ad esempio avessi la necessità di far apparire il nome dell'istituto in automatico all'interno del documento, basandomi sui campi riportati nelle guide sopra, vado a copiare ed incollare 
il relativo campo di stampa unione, in questo caso " $istituto-nome$ "

      1.1 - Creazione nuovo documento personalizzato

Per creare un NUOVO documento personalizzato, recarsi sul percorso indicato a inizio guida e cliccare il tasto "+Crea Nuovo" che si trova in alto a sinistra.

Si aprirà a questo punto la videata di creazione del documento, dove sarà necessario compilare tutti i campi obbligatori contrassegnati dall'asterisco rosso " * " per poter salvare.

Per caricare il modello cliccare su "Scegli file" in "Modello da applicare" e aprire il file WORD salvato sul nostro computer.

ATTENZIONE: il modello che verrà caricato dovrà essere salvato nel formato DOCX (Documento Word) per essere utilizzabile. Per capire come stiamo salvando i nostri documenti da WORD, controlliamo di avere queste impostazioni dopo aver cliccato "Salva con nome" in Word:

- Nome del file: inserire un nome per il file 
- Salva come: selezionare "Documento Word"

      1.2 - Modifica di un documento personalizzato

Se si desidera apportare modifiche ad un documento personalizzato già esistente, recarsi innanzitutto nella sezione "DOCUMENTI PERSONALIZZATI" dello scrutinio di interesse, (seguire il percorso indicato ad inizio guida) da qui, cliccare il tasto giallo con la matitina  sul documento che si desidera modificare.

È possibile scaricare l'attuale modello cliccando la freccia blu su "Modello da applicare" e aprirlo con Word.

Una volta applicate le modifiche, salvare il documento sempre con formato DOCX (Documento Word). 

Per caricare ora il nostro modello modificato, cliccare su "Scegli file", sempre alla sezione "Modello da applicare", e scegliere il file appena salvato.

Infine, clicchiamo "Salva" in alto a sinistra. 

      1.3 - Creazione di un documento personalizzato copiandolo da altro scrutinio

Se si desidera copiare un documento personalizzato da uno scrutinio ad un altro, recarsi nella sezione "DOCUMENTI PERSONALIZZATI" (seguire il percorso indicato ad inizio guida) dello scrutinio sul quale si desidera copiare questo documento, da qui, in alto, si troveranno diverse azioni massive evidenziate di blu, in questo caso cliccare su "CREA SINGOLO DOCUMENTO COPIANDO UN ALTRO DOCUMENTO".

Dalla tendina che si aprirà indicare il "DOCUMENTO SORGENTE", ovvero il documento che si vuole pescare e copiare su questo scrutinio.

Infine, cliccare su "Avvia il processo di creazione" e si genererà il documento.

ATTENZIONE: la copia è effettuabile anche da scrutini di anni precedenti, dunque attenzione a selezionare il documento associato allo scrutinio dell'anno corretto.  

2 - Gestire la visibilità del documento personalizzato in Area docente

Se si desidera abilitare anche i docenti alla produzione di un documento personalizzato direttamente dal loro registro elettronico, è possibile recarsi nella sezione "DOCUMENTI PERSONALIZZATI" (seguire il percorso indicato ad inizio guida) dello scrutinio interessato, da qui cliccare il tasto con la matitina gialla  sul documento che si vuole far produrre anche ai docenti.

Dalla modifica del documento sarà sufficiente abilitare la spunta "Abilita per la produzione anche in Area Docente?" e poi cliccare "Salva" in alto a sinistra. 


Abilitata la spunta i docenti troveranno il documento producibile accedendo alla voce "Scrutinio" dal registro, in "Documenti" in alto a sinistra. 

3 - Produrre un documento personalizzato

Per produrre e scaricare un documento personalizzato, recarsi in "DOCUMENTI PERSONALIZZATI" (seguire il percorso indicato ad inizio guida) nello scrutinio sul quale si sta lavorando, individuare nella lista di documenti quello che si desidera scaricare, e scegliere se effettuare la produzione SENZA FIRMA DIGITALE oppure CON FIRMA DIGITALE. Di seguito le due modalità:

      3.1 - Senza firma Digitale

Per produrre il documento senza applicare alcuna firma digitale, cliccare il tasto blu con la freccetta rivolta verso il basso  in corrispondenza del documento.

Dalla schermata che si apre, selezionare gli eventuali alunni interessati, classi, o tutori (dipende da che tipo di documento si tratta) e scegliere l'azione massiva "Produci" in alto a destra, poi cliccare "Procedi" in blu.

Infine, cliccare il tasto verde  per scaricare il documento. 

N.B.: quando si lavora con gli alunni, è possibile trovare nella pagina di produzione del documento anche gli alunni in stato TRASFERITO/ABBANDONO/ISTRUZIONE PARENTALE semplicemente vuotando il filtro sulla destra "Freq.", selezionando il valore vuoto o selezionando il solo tipo di frequenza interessato.

      3.2 - Con firma Digitale

Passaggio eseguibile solo dal Dirigente Scolastico o utente provvisto di firma digitale in Nuvola.

Per produrre il documento applicando la firma digitale, cliccare il tasto  con la matitina blu in corrispondenza del documento.

Dalla schermata che si apre, selezionare gli eventuali alunni interessati, classi, o tutori (dipende da che tipo di documento si tratta), e scegliere l'azione massiva in alto a destra "Produci con firma digitale", per poi cliccare "Procedi".


A questo punto Nuvola chiederà di scegliere la firma digitale da utilizzare e di inserire il codice OTP.
Scegliere dunque nel campo "Firma digitale da usare" la mia firma, e sul campo "Codice OTP" inserire il codice fornito dal metodo di autenticazione scelto per la firma digitale.

Infine, una volta inseriti i dati e cliccato su "Produci e firma", cliccare il tasto verde  per scaricare il documento firmato. 

Se non dovessi trovare la mia firma digitale tra la lista di firme utilizzabili, occorre assicurarsi di aver seguito i passaggi indicati da
"questa guida" in modo da abbinare la firma alla mia anagrafica per poterla utilizzare. 

N.B.: quando si lavora con gli alunni, è possibile trovare nella pagina di produzione del documento anche gli alunni in stato TRASFERITO/ABBANDONO/ISTRUZIONE PARENTALE semplicemente vuotando il filtro sulla destra "Freq.", selezionando il valore vuoto o selezionando il solo tipo di frequenza interessato.

4 - Pubblicazione del documento personalizzato in Area tutore/studente

Attenzione: Si ricorda che per avere effetto le impostazioni sulla pubblicazione occorre che gli scrutini siano stati CHIUSI. 

Cliccate qui per poter accedere alla guida che illustra come controllare ed in caso chiudere gli scrutini lavorando dal lato di segreteria.

Controllate se nelle impostazioni dell'area tutore/studente sia attiva la visione dei documenti dello scrutinio.
Lavorando da segreteria dal menù di sinistra su registro elettronico
area tutore → opzione numero 48 → Abilita la visione dei documenti dello scrutinio pubblicati in area tutore
area studente → opzione numero 50 → Abilita la visione dei documenti dello scrutinio pubblicati in area studente

Per pubblicare un documento personalizzato in Area tutore o studente, recarsi in "DOCUMENTI PERSONALIZZATI" (seguire il percorso indicato ad inizio guida) nello scrutinio sul quale sto lavorando, da qui, individuo il documento che si desidera pubblicare e cliccare il tasto giallo con la matitina di modifica .


Dalla modifica del documento, scorrere in basso fino a trovare le voci "AREA TUTORE" e "AREA STUDENTE".
Rispettivamente, all'area dove si desidera pubblicare il documento, si dovrà attivare il flag "Pubblica in Area Tutore" oppure "Pubblica in Area Studente"


Nel campo sottostante si dovrà indicare la data in cui si desidera che il documento sia visibile

Sarà possibile anche specificare il nome che i tutori/studenti vedranno per il documento nel campo "Nome Area Tutore" o "Nome Area Studente" ed eventualmente fornire una spiegazione/descrizione del documento nel campo "Spiegazione per Area Tutore" o "Spiegazione per Area Studente".

Nel caso in cui il documento che si sta pubblicando sia stato firmato digitalmente, e dunque si desidera mostrarlo firmato, sarà necessario attivare anche la spunta "Mostra il documento firmato digitalmente?"

  4.1 - Personalizzare la data di pubblicazione per classe

Attenzione: prima di procedere, si ricorda che per rendere effettiva la pubblicazione è comunque necessario seguire i passaggi indicati al punto 4 della guida prima di personalizzare le date per classe.

Se la data di pubblicazione di un documento personalizzato non dovrà essere la stessa per tutte le classi, è possibile in Nuvola specificare una data differente per ognuna di esse.

Recarsi dunque dall'Area alunni e didattica al percorso:
- Menù sinistro, voce "Scrutinio"

- Tasto "Date"  sulla riga dello scrutinio interessato


- Da qui, nel campo sulla destra "Data e ora di pubblicazione documenti personalizzati in Area tutore/studente", per le classi interessate dove si desidera pubblicare in una data differente rispetto a quella impostata all'interno del documento, scrivere la data. 

5 - Chiedere l'adesione in Area tutore/studente per un documento personalizzato

Se si ha la necessità di far esprimere al tutore/studente un'adesione al documento personalizzato che si sta pubblicando, è possibile andare in "DOCUMENTI PERSONALIZZATI" (seguire il percorso indicato ad inizio guida) sullo scrutinio sul quale si sta lavorando, da qui, individuare il documento di interesse e cliccare il tasto giallo con la matitina di modifica  


Dalla pagina di modifica scorrere in basso e attivare il flag "Richiedi adesione?", nel campo sottostante si potrà specificare la relativa data di scadenza.

Raggiunta la data impostata, il documento sarà comunque visibile, ma da tutore/studente non si potrà più esprimere la preferenza sull'adesione.

Attenzione: per richiedere l'adesione, è necessario che il documento sia anche stato pubblicato come indicato dal punto 4 della guida.

6 - Importare documenti personalizzati in Amministrazione digitale

Per importare il documento personalizzato nell'Amministrazione Digitale (protocollo) di Nuvola, seguire i passaggi elencati:

1. Cliccare sul pulsante nella riga dello scrutinio che ci interessa

2. Cliccare il tasto azzurro "Importa in Amministrazione Digitale"  

3. Sul campo "Tipologia" scegliere la tipologia da attribuire ai documenti che finiranno in Amministrazione.

Una tipologia vale l'altra, è a discrezione dell'Istituto capire quale si preferisce usare o quale è più congrua al documento che si sta importando

4. Dopo aver cliccato il tasto "Salva" verrà restituito un messaggio verde che indica che l'importazione è stata presa in carico 

Si potrà controllare lo stato dell'importazione accedendo dall'Area alunni e didattica, dal menù sinistro, alla voce "Scrutinio", poi sempre a sinistra "Importazione documenti personalizzati in Amministrazione Digitale" 

Qui si troverà una riga per ogni importazione effettuata, dove sulla colonna "Status" bisogna leggere "Processato" una volta che l'importazione verrà completata dal sistema.

N.B.: questa operazione potrebbe richiedere diversi minuti prima di essere elaborata dal sistema.

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