Gestione documentale e protocollo
Dall'apertura del visto per il DS/DSGA all'autorizzazione/non autorizzazione della richiesta
In questa guida vi mostriamo come poter gestire correttamente il flusso documentale che preveda la richiesta di un visto al DS/DSGA con la possibilità per il DS/DSGA di autorizzare/non autorizzare la richiesta ricevuta e predisporre l'invio ...
Stampare la ricevuta di protocollazione
Per poter stampare la ricevuta di protocollazione occorre da amministrazione digitale andare in "Documenti" -> "REGISTRO PROTOCOLLO". Nella riga del protocollo di riferimento occorre cliccare sul pulsante bianco con i tre puntini -> "Scarica ricevuta ...
Inserire un documento in un registro senza usufruire del numero di registro
Per poter inserire un documento in un registro senza utilizzare un numero del registro stesso, in fase di creazione/modifica si un documento occorre andare nella sezione "Protocollo e registri". Nella schermata premendo sul pulsante occorre indicare ...
Verificare e aggiornare il codice AOO
L'AOO, o anche, Area Organizzativa Omogenea, rappresenta quell’insieme di uffici che si caratterizzano per la gestione coordinata e unitaria della documentazione, al fine di svolgere la loro funzione o attività, in breve l’AOO è un raggruppamento di ...
Tipologie: impostare criteri di catalogazione automatica
Tra i vari elementi di catalogazione in Nuvola è possibile fruire anche delle Tipologie, queste ultime consentono di preimpostare alcuni parametri del documento in maniera automatica sia in fase di creazione che di semplice catalogazione (es. ...
Come evitare che un ATA sia presente tra i responsabili di un documento
Con questa guida vi mostriamo come impostare un utente ATA (esempio un collaboratore scolastico) in modo che non sia visibile tra i possibili responsabili di un documento al momento dell'assegnazione di un documento (smistamento). Tale esempio vale ...
Tipologia - FATTURA
In questa guida analizzeremo come creare un documento partendo dalla tipologia; nel caso specifico andremo ad analizzare la creazione di un documento di tipo "FATTURA" Iniziamo cliccando sul tasto "+TIP" (nuovo documento per tipologia) In base ...
Stampa registro annuale di protocollo
Per stampare il Registro annuale di protocollo è stato predisposto un Report dedicato, reperibile seguendo i punti sotto elencati: 1. Posizionarsi nel menu laterale di Nuvola e cliccare sulla prima voce dell'elenco "Report e Stampe" 2. All'interno ...
Smistare e protocollare massivamente documenti in registro protocollo
In questa guida vi spiegheremo come poter usare correttamente l'azione di massa "smista e protocolla documenti in REGISTRO PROTOCOLLO". La funzione ha come obiettivo snellire e velocizzare le procedure di assegnazione e protocollazione di documenti ...
Segnatura: impostare posizione e distanza dal bordo della pagina
Nella modifica/creazione di un documenti in Nuvola, si ha la possibilità nella sezione "Allegati" di apporre la segnatura di un registro negli allegati presenti tramite la spunta "Applica segnatura?". Tale segnatura è personalizzabile in base a: 1) ...
Richiesta nuova Firma Digitale
In questa guida andremo ad analizzare il procedimento per la richiesta di una nuova firma digitale: Effettuare l'accesso all'Area Alunni e in un plesso qualsiasi ovvero in Amministrazione Digitale Dal menù laterale di sinistra selezionare "Firme ...
Richiesta firma digitale da Azione di massa
In questa guida analizzeremo come richiedere massivamente la firma digitale degli allegati di più documenti. Vediamo come procedere: 1 - Selezionare i documenti 2 - Cercare l'Azione di Mass Smista e protocolla documenti in registro di protocollo ...
Ricercare un documento per Titolario
Per poter ricercare un documento protocollato partendo dalla voce del titolario è necessario seguire questi passaggi: - Documenti → REGISTRO PROTOCOLLO in corrispondenza della colonna "Titolario" andare a selezionare la voce del titolario che si ...
Ricercare elementi composti da meno di 4 caratteri
Capita spesso nelle ricerce disponibili in Nuvola di trovare elementi composti da meno di 4 caratteri (es. la cartella MAD, oppure un cognome molto corto "YUI", "XU", ecc); le ricerce sono preimpostate per iniziare a partire dal 4° carattere e nelle ...
Protocollare una email scaricata automaticamente
Per protocollare una email scaricata automaticamente da Nuvola occorre entrare nella modifica del documento tramite il pulsante . Nella sezione "Aree ed allegati" mettere la spunta su "applica segnatura" in corrispondenza dei file PDF. ...
Protocollare un nuovo documento in entrata
Per protocollare un nuovo documento in entrata è possibile: Cliccare sul pulsante "+ENT": Impostare il mezzo di provenienza: Se si hanno i privilegi di ammistratore è possibile gestire i mezzi di invio o inserirne di nuovi, dal menù "Gestione ...
Protocollare un documento
Per protocollare un nuovo documento in uscita occorre effettuare i seguenti passaggi: 1. Premere su uno dei pulsanti "+ENT", "+USC" o "+INT" presenti nella barra orizzontale in alto a sinistra per avviare l'inserimento di un documento rispettivamente ...
Preprotocollazione: richiesta contestuale di firma e protocollazione
Tale guida è utile a gestire l'interazione tra protocollazione e richiesta di firma digitale; attivando le impostazioni di cui tratteremo si arriverà alla situazione in cui chi protocolla e, contestualmente, richiede la firma andrà sostanzialmente a ...
Nuvola firma grafometrica
Oggi vi presentiamo l'utilizzo della firma grafometrica integrata con Nuvola Amministrazione digitale. Per firmare con firma grafometrica seguire i seguenti passi: 1) Entrare in Amministrazione digitale 2) Individuare il documento da far firmare ...
Marcare temporalmente i documenti
Indice Premessa: che cos'è la marca temporale Come applicare la marca temporale Verficare la marca temporale di un file Premessa: Che cos'è la marca temporale La Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente ...
Manuale di gestione
Riferimenti Normativi Il manuale di gestione documentale, previsto dall'articolo 5 del DPCM del 3 dicembre 2013, è il documento attraverso il quale vengono illustrate le regole di funzionamento del sistema di gestione della documentazione prodotta e ...
Impostare il numero di registrazione iniziale dei registri
Impostare il numero di registrazione iniziale dei registri N.B.: questa procedura è possibile effettuarla SOLO se non sono già presenti dei documenti nel registro da modificare. In questa guida vedremo come impostare il numero di registrazione ...
Importazione domande iscrizione alunni nei fascicoli alunni
on la presente guida andremo ad analizzare il procedimento per l'importazione delle domande di iscrizione dei nuovi alunni (N.B. dopo aver importato le anagrafiche seguendo QUESTA GUIDA) PARTE 1 - SIDI - effettuare l'accesso al portali SIDI - ...
Il registro di emergenza
Di cosa si tratta Prima dell'emergenza La gestione dell'emergenza Dopo l'emergenza Riferimenti normativi Di cosa si tratta ll registro di emergenza è un registro cartaceo da utilizzare in caso di interruzione del servizio del protocollo ...
Gestione documentale - Dirigente scolastico e Dsga
Nella gestione documentale il Dirigente scolastico e il Dsga sono due anagrafiche di ruolo ATA che dovrebbero avere i permessi massimi in tutte le sezioni di Nuvola e di conseguenza vedere tutti i documenti presenti in un area e/o registro. Ciò ...
Estendere i permessi per modificare i documenti protocollati
La normativa vigente non prevede la modifica dei dati di legge (direzione, oggetto e mezzo) oltre il giorno della data di protocollazione, di conseguenza il sistema Nuvola è configurato per impedire la modifica dei documenti protocollati in giorni ...
Documenti Riservati
Un documento è considerato riservato quando le informazioni presenti al suo interno dovranno essere visualizzate solamente da utenze specifiche. In questa guida vedremo come: 1) Inserire in un documento la spunta su "Riservato". 2) Modificare un ...
Creare e inserire un documento nell'albo
Per creare ed inserire un documento nell'albo pretorio è sufficiente seguire i passaggi: In alto a destra selezionare se il documento è interno (INT) in entrata (ENT) o in uscita (USC) Nella sezione "Documento" occorre inserire come campi ...
Cos'è la copia confome
La copia conforme consiste in una stampa semplice del documento, con su riportato in ogni pagina l'informativa all'utente finale del fatto che al documento cartaceo ne corrisponde uno firmato digitalmente presente negli archivi di segreteria, tale ...
Come inviare una mail in uscita
Nella guida di oggi vi mostreremo come poter velocizzare la creazione di un documento e poterlo inviare in uscita con la posta in uscita di Nuvola. Vi proponiamo 3 diverse tipologie di crazione veloce di messaggio in uscita: 1) mail in uscita senza ...
Come creare un documento prendendo allegati da altri documenti
Se si ha bisogno di creare un documento prendendo allegati da altri documenti, occorre selezionare quest'ultimi ed applicare l'azione di massa "Crea nuovo documento a partire da quelli selezionati". A questo punto compilare il nuovo documento con i ...
Come creare il REGISTRO DEI DECRETI
Per creare il registro dei decreti è sufficiente seguire i passaggi sotto elencati: - Dal menù laterale posizionarsi nella sezione "Gestione documentale e protocollo" -> Registri - Cliccare sul pulsante BLU "Crea Nuovo" Nella creazione del nuovo ...
Come creare il REGISTRO DEI CERTIFICATI
Per creare il registro dei decreti è sufficiente seguire i passaggi sotto elencati: - Dal menù laterale posizionarsi nella sezione "Gestione documentale e protocollo" -> Registri - Cliccare sul pulsante BLU "Crea Nuovo" Nella creazione del nuovo ...
Assegnare un documento ad un'area e/o ad un responsabile
Assegnare un documento ad un'area o ad un responsabile è fondamentale per una corretta gestione documentale. Smistamento in aree Le aree presenti all'interno di Nuvola sono atte a riprodurre la struttura della segreteria scolastica e degli uffici che ...
Annullare un documento protocollato
Premessa: Annullare un documento protocollato (nel registro di protocollo o in qualsiasi altro registro) non significa poter riutilizzare quella numerazione per un'altro documento, ma semplicemente indicare che quel numero è associato ad un documento ...
Tipologie: creazione di nuovi documenti a partire da tipologie
Per poter creare un documento per tipologia, occorre procedere dal tasto "+TIP". Nella schermata successiva, si ha la possiblità di selezionare una delle tipologie presenti in Nuvola tramite la tendina "Tipologia documento". Nel caso si scelga di ...